OBSERVATORIO IBEROAMERICANO DE CONTABILIDAD DE GESTIÓN

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España

DOCUMENTO Nº 5

"MATERIALES: VALORACIÓN, ASIGNACIÓN Y CONTROL"

Fecha de publicación:  1992
Resumen 
páginas: 64
Abstracts

ÍNDICE

  1.  EL COSTE DE LOS MATERIALES.  

 1.1.       Delimitación y objetivos.

 1.2.       Formas de determinación.

2.  PROBLEMAS DERIVADOS DE LA VALORACIÓN EN UN SISTEMA DE COSTES HISTÓRICAS.  

2.1.       Valoración de los flujos de entrada en almacén.

2.2.       Valoración y asignación de los flujos de salidas del almacén.

 

2.2.1.     Valoración de las devoluciones de materiales.

2.2.2.     Valoración del consumo de materiales.

2.2.3.     Asignación a los portadores de coste.  

 

2.2.3.1.     Relación entre coste de materiales y coste de productos.

2.2.3.2.     Particularidades del sistema de costes adoptado.  

2.3.   Valoración de las Existencias.  

              2.3.1.    Valoración de los inventarios.

              2.3.2.    Tratamiento de las diferencias de inventarios.

3.  PRESUPUESTACIÓN Y SISTEMAS DE CONTROL ECONÓMICO.

     3.1.   Programa de compras.  

              3.1.1.    Variables que intervienen.

              3.1.2.    Interrelación entre las variables.

     3.2.   Presupuesto de materiales. 

              3.2.1.    Presupuesto de compras.

              3.2.2.    Presupuesto de consumos.  

 

     3.3.   Los estándares de materiales.

     3.4.   Desviaciones en materiales.

 

              3.4.1.   Cuantificación.

              3.4.2.   Análisis de causas.  

4.  NUEVAS TÉCNICAS EN LA GESTIÓN DE MATERIALES.  

4.1.       Sistema de Planificación de las Necesidades de Materiales (M.R.P.).

4.2.       Tecnología de la Producción Óptima (O.P.T.).

4.3.       Just in Time (J.I.T.).

4.4.       Sistemas de fabricación flexibles (FMS).

  Anexo: FORMULACIÓN MATEMÁTICA DE LA DESVIACIÓN EN RENDIMIENTO Y EN COMBINACIÓN DE MATERIALES.    

 

RESUMEN

     1.- Introducción

      Este Documento viene a analizar la valoración, la asignación y el control de los materiales en el ámbito empresarial interno, estructurándose formalmente en cuatro apartados y un Anexo.

      El primer apartado tiene un carácter introductorio. En él se esbozan las líneas generales, delimitando el concepto y objetivos de la determinación del coste de materiales, así como las distintas alternativas que dicha determinación ofrece en función de los portadores de coste (materiales directos e indirectos) y de los sistemas de costes (variable (direct-costing), completo, e híbrido de ambos).

      Los dos apartados siguientes abordan el coste de materiales, su asignación y Control en un sistema de costes completos, ha­ciendo referencia en todo momento a la Clasificación de los costes en directos e indirectos respecto a un determinado portador de costes previamente definido.

      Esta continua referencia a costes directos e indirectos a un portador de costes, proporciona al Documento una gran flexibili­dad y capacidad adaptativa, pues facilita su utilización no sólo en los sistemas de coste completo, sino también cuando el sistema implementado es variable (direct-costing) o híbrido.  

     2.- Costes históricos  

     Para el estudio del coste histórico, se ha diferenciado entre la valoración de los flujos de entrada y los flujos de salida del almacén en un período dado y la valoración de las existencias en una fecha concreta.

     El coste histórico de entrada en el almacén de un material viene dado por la agregación del coste directo del material adquirido y la parte que sea asignable, a dicho material, de los costes indirectos generados hasta el momento de la entrada.

     Los flujos de salida del almacén de materiales tienen su origen en las devoluciones externas, el consumo por los portado­res de coste o las bajas por mermas, obsolescencia, deterioro, etc.  Posponiendo las bajas de inventario para su estudio en el marco de las diferencias de inventario, el epígrafe 2.2. del Documento se destina a la valoración de las devoluciones y el consumo de materiales y a la asignación de dicho consumo a los portadores de coste.

     La valoración de los inventarios en una fecha dada, depende evidentemente del criterio adoptado al valorar los flujos de entrada y salida de los materiales. De ahí que sea necesario considerar, al igual que en las salidas, si los flujos de costes unitarios son coincidentes o son paralelos a los flujos físicos y si el sistema de inventarlos adoptado es periódico o permanente.

     En el tratamiento de las diferencias de inventarios se distingue entre diferencias positivas y negativas, y dentro de estas últimas, entre deterioro normal y deterioro extraordinario, así como entre materiales no reparables, reparables, desechos y desperdicios.

     3.- Presupuestación y sistemas de control económico

     El tercer epígrafe del Documento se destina al análisis de los materiales en un contexto de costes prospectivos.  Los presu­puestos de materiales detallan el programa de consumos, el pro­grama de compras, el presupuesto de consumos y el presupuesto de compras.

     El estudio de estos programas y presupuestos requiere analizar con detalle las variables cantidad, calidad, plazos, precios y costes, así como su interrelación para cada uno de los materiales y su conjunto; son cuestiones todas ellas que se analizan en este epígrafe del Documento.

      La aplicación de los mecanismos de control sobre los mate­riales comienza con la elaboración de los citados presupues­tos, como control a priori, pero además, un control a posteriori supone calcular las diferencias (desviaciones) que pueden haberse producido entre los presupuestos y las realizaciones.

      Atendiendo a las especificaciones de los programas y presu­puestos de compras y consumos, las desviaciones en materiales se clasifican en desviaciones económicas (es decir, en precios) y desviaciones técnicas (es decir, en cantidades), diferenciándose en éstas últimas, si es necesario, entre desviacio­nes en rendimiento y en combinación de materiales.  El Documento define y refleja la forma de cuantificar cada una de estas desviaciones.

     Cuantificadas las desviaciones, en el marco de la gestión por excepción, es necesario analizar las actuaciones económicas y las actuaciones personales que les han dado lugar, as! como sus efectos.  Para dichos análisis el Documento recomienda la construcción de un árbol o red de causas y efectos (partiendo de la desviación detectada) y por el estudio de dichas causas y efectos en cuatro etapas diferenciadas;

     1ª)  Evaluación de los programas, las compras y los consumos reales de cada material y su conjunto. 

     2ª)  Evaluación de los presupuestos y las compras reales de materiales

     3ª)  Evaluación del consumo estándar y real de materiales

     4ª)  Evaluación de las interrelaciones entre las etapas anteriores y entre las mismas y el resto de las actividades de la entidad.

      Por otra parte, dado que los materiales son el factor sobre el que se inicia el proceso de producción, el Documento recomien­da que, en el análisis de causas, se detallen los efectos significativos sobre la cantidad, calidad, coste y venta de cada producto debidos a variaciones en los materiales.

      4.- Nuevas técnicas de gestión de materiales

      Las variaciones en el entorno empresarial han conducido a un cambio progresivo en las políticas productivas.  Para que un sistema de gestión de materiales subsista y tenga éxito, el aprovisionamiento, la fabricación y la distribución han de formar una cadena integrada en la gestión global de la producción.  De ahí que en el último epígrafe del Documento se realice una prime­ra aproximación a los sistemas integrales de planificación y control productivo, distinguiendo entre:

     a) "Sistemas de gestión por empuje", en los que la demanda de productos empuja la producción para que se cumplan los calendarios de fabricación.  Dentro de estos sistemas, el Documen­to recoge y describe el "Sistema de Planificación de las Necesidades de Materiales" (M.R.P.) y la "Tecnología de Producción Optima" (O.P.T.).

      b) "Sistemas de gestión por extracción", en los que la demanda real de productos tira u orienta la producción.  Entre estos sistemas el Documento recoge el "Sistema Just in Time" (J.I.T.) y los "Sistemas de Fabricación Flexibles" (F.M.S.).

      Junto con los criterios de selección, el Documento señala la prioridades tácticas, las ventajas y las limitaciones de cada uno de estos cuatro sistemas (MRP; OPT, JIT y FMS), así como sus posibles combinaciones.

 

ABSTRACT

      Introduction

       This Document aims at analyzing the valuation, allocation and control of the materials within the internal scope of the company, with a formal structure of four sections and an Appendix.

      The first section is in the nature of an introduction. It outlines the general guidelines, specifying the concept and the goals of the determination of material costs, as well as the various alternatives which this determination offers in terms of the items inducing the costs (direct and indirect materials) and the costing systems (variable or direct-costing, complete and a combination of both systems).

      The next two sections deal with the cost of materials, their allocation and their control within a system of absorption costing, referring throughout to the classification of costs as direct or indirect with  regard to a specific and previously defined cost inducer.

      This continual reference of the direct or indirect costs to an inducer provides the Document with great flexibility and adaptability, as it makes it easy to use not only in complete cost systems but also when the system used is variable (direct-costing) or composite.

      Historical Costs

      For the study of historical costs, a difference has been drawn between the valuation of the input flows and the output flows from the warehouse over a given period and the valuation of the stocks on a specific date.

      The historical cost of material on arrival at the warehouse is given by the summation of the direct cost of the material purchased plus the proportion which can be allocated to it of the indirect costs generated prior to its arrival.

      The output flows of material from the warehouse originate in external returns, consumptions by cost inducers or the reductions in stock due to shrinkage, obsolescence, wastage, etc. Although it postpones the study of inventory write-offs to the framework of stocktaking variations, section 2.2 of the Document deals with the valuation of the returns and the consumption of materials and with the allocation of this consumption to the cost inducers.

      The valuation of the inventories at a given date, obviously depends on the criterion adopted for the valuation of the input and output flows of the materials. Hence it is necessary to consider, as in outputs, whether or not the flows of unit costs coincide with or are parallel to the physical flows and whether or not the system adopted for stocktaking is a permanent or a periodic system.

      In dealing with inventory discrepancies, a distinction is drawn between the positive and the negative discrepancies and, within the latter, between those due to normal wear and tear and those of an extraordinary nature, as well as between materials which can be repaired or not, waste products and rejects.

      Budgeting and economic control systems

      The third heading in this Document is devoted to the analysis of the materials within the context of prospective costs. The materials forecasts specify the programmes for consumption and purchasing, as well as the forecasts for consumption and purchasing.

      The study of these forecasts and programmes requires the detailed analysis of the variables of quantity, quality, terms, prices and costs as well as their interconnection with each of the materials and the costs as a whole. All of these questions are analyzed in this heading of the Document.

      The application of control mechanisms to the materials costs begins with the creation of the forecasts mentioned above, as a form of a priori control, but there is also an a posteriori control through the calculation of the variances between the forecasts and the effective costs.

      If one considers the specifications of the purchase and consumption programmes and forecasts, the discrepancies in materials can be classified as economic variances (i.e. in prices) or technical variances (i.e. in quantities), with the latter case being subdivided, if necessary, into material yield variances or in material mix variances. The Document defines the method for quantifying each of these deviations.

      Once the deviations have been quantified, within the framework of management by exceptions, it is necessary to look into the economic and personal actions which gave rise to them as well as their consequences. For the purposes of these analyses, the Document recommends the construction of a cause and effect tree or web (starting from the discrepancy detected) and through the study of these causes and effects in four distinct stages:

     1ª) Evaluation of the programmes, purchases and consumptions of the materials individually and as a group.

     2ª) Evaluation of the programmes, and the real purchases of materials.

     3ª) Evaluation of the standard and the real consumption of materials.

     4ª) Evaluation of the interconnections between the earlier stages and the these and the rest of the company's activities.

      On the other hand, as the materials are the factor on which the production process is based, the Document recommends that the cause analysis should detail the significant effects on quantity, quality, cost and sale price of each product as a result of variations in the materials.

      New techniques in materials management

      Variations in the business environment have led to a gradual change in production policies. For a materials system to continue successfully, stockpiling, manufacturing and distribution have to form a continuous chain as part of the product's overall management. Hence, the final section in this Document suggests a first approach to integrated production planning and control systems. with a distinction between:

      a) "Push-Through Management Systems" in which the demand for products pushes production along to meet the manufacturing schedules. Within these systems, the Document includes and describes the "M.R.P. System" (Materials Requirement Planning) and the "O.P.T System" (Optimal Production Technology).

      b) "Pull-Through Management Systems" where the real product demand pulls the production along. Among these systems, the Documents describes the "J.I.T. System" (Just in Time) and the "F.M.S. Systems" (Flexible Manufacturing Systems).

      Together with the selection criteria, the Document points out the technical priorities, advantages and limitations of each of these four systems (MRP,OPT, JIT, and FMS) as well as their possible combinations.