DOCUMENTO Nº 7
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Abstracts |
ÍNDICE
1. NATURALEZA DE LOS COSTES INDIRECTOS
1.1. Introducción.
1.2.
Definición de coste indirecto.
1.3. Costes indirectos de producción.
1.4.
Costes indirectos generales.
1.4.1.
Costes comerciales.
1.4.2.
Costes de administración.
1.4.3.
Costes de investigación y
desarrollo.
1.4.4.
Costes financieros.
1.4.5.
Impuesto sobre beneficios.
2. CLASIFICACIÓN DE LOS COSTES INDIRECTOS DE PRODUCCIÓN.
2.1. Clasificación atendiendo a su naturaleza.
2.1.1.
Costes indirectos de
materiales.
2.1.2. Costes indirectos de personal.
2.1.3. Costes indirectos de
transformación.
2.2. Clasificación atendiendo a su función.
2.2.1. Costes de aprovisionamiento.
2.2.2. Costes de fabricación.
2.2.3.
Otros costes indirectos.
2.3.
Clasificación atendiendo a su variabilidad.
2.3.1. Costes fijos.
2.3.2. Costes semifijos.
2.3.3. Costes semivariables.
2.3.4. Costes variables.
3. LOCALIZACIÓN DE LOS COSTES INDIRECTOS DE PRODUCCIÓN.
3.1. Asignación de los costes
indirectos.
3.2. Generalidades del proceso de
reparto de los costes indirectos de producción.
3.3. Contexto de la estructura
organizativa de la empresa: los centros de costes.
3.3.1.
Definición de centro de coste.
3.3.2.
Características de los centros
de coste.
3.3.2.1.
Homogeneidad.
3.3.2.2. Atribución de todos los
conceptos de coste.
3.3.2.3. Responsabilización unitaria.
3.3.3.
Criterios de creación de los
centros de coste.
3.3.4.
Centros auxiliares y centros
principales.
4. REPARTO DE LOS COSTES INDIRECTOS DE PRODUCCIÓN A LOS
CENTROS DE COSTES.
4.1. Generalidades.
4.2. Reparto primario.
4.2.1.
Información básica necesaria para el reparto primario.
4.2.2.
Asignación y prorrateo de los costes indirectos de producción.
4.2.3.
Claves de reparto.
4.3. Reparto
secundario.
4.3.1. Bases para llevar a cabo el
reparto secundario.
4.3.2. Claves de reparto dual.
4.3.3. Métodos de reparto secundario.
4.3.4. Elección del método de
reparto.
5. IMPUTACIÓN DE COSTES.
5.1.
Sistemas de Contabilidad de
Costes.
5.2.
Sistema de costes reales y
sistema de costes predeterminados.
5.3.
Sistema de coste completo y
sistema de costes variable.
5.4.
Evaluación de la capacidad
productiva.
5.4.1.
Importancia del nivel de actividad o volumen.
5.4.2.
La capacidad y el nivel de actividad.
5.4.3.
Capacidad teórica.
5.4.3.1.
Interrupciones sociales.
5.4.3.2. Interrupciones técnicas.
5.4.4.
Capacidad práctica.
5.4.5.
Capacidad normal.
5.4.6.
Capacidad esperada.
5.4.7.
Análisis comparativo de las capacidades.
5.4.8.
Capacidad en exceso y capacidad ociosa e innecesaria.
5.5. La unidad de
actividad.
5.5.1. Requisitos que deben cumplir
las unidades de actividad.
5.5.2. Elección de la unidad de
actividad.
5.5.2.1.
Horas de mano de obra directa.
5.5.2.2.
Horas de máquina.
5.5.2.3. Unidades de producción.
5.5.2.4.
Coste de los materiales
directos.
5.5.2.5. Coste de la mano de obra
directa.
5.5.3. Elección de la adecuada
unidad de actividad.
5.6. Cálculo de
la tasa de aplicación de los costes indirectos de producción.
5.6.1. Inoperatividad de la tasa real.
5.6.2. Tasa anualizada predeterminada
de costes indirectos de producción.
5.6.2.1. Comportamiento errático de los
costes indirectos de producción en razón del numerador.
5.6.2.2. Fluctuación en el nivel de
actividad mensual. La razón dominante.
5.7. Análisis y tratamiento de la
sobre o subaplicación de los costes indirectos de producción.
5.7.1. Costes indirectos aplicados
versus costes indirectos reales y análisis de la diferencia.
5.7.2. Tratamiento contable de la
diferencia.
6. EL CONTROL DE LOS COSTES INDIRECTOS DE PRODUCCIÓN.
6.1. Los presupuestos como
instrumento de control de los costes indirectos de producción.
6.2. Aplicación del sistema de
costes estándar.
6.3. Las desviaciones de los costes
indirectos de producción.
6.4. Análisis de las desviaciones
en los costes indirectos de producción.
6.4.1. Análisis de las desviaciones en relación a un presupuesto rígido.
6.4.2. Análisis de las desviaciones en relación a un presupuesto flexible.
Anexo I.
EXPRESIÓN FORMAL DE
LA VARIABILIDAD DE LOS COSTES FIJOS UNITARIOS
Anexo
II. EXPRESIÓN FORMAL DE LA
INVARIABILIDAD DE LOS COSTES VARIABLES UNITARIOS
Anexo III.
MÉTODOS
DE REPARTO SECUNDARIO
1.- Delimitación conceptual de los costes indirectos de producción.
Los costes
indirectos se conceptúan como aquellos costes que no tienen una identificación
clara con las unidades de actividad específicas o de producción. Por tanto, aún
cuando son costes que contribuyen a la obtención de los outputs de la empresa,
no pueden ser asignados a estos objetivos de una forma directa. Como ejemplos de
costes indirectos se pueden citar: fuerza motriz, calefacción, luz, arrendamientos,
etc.
Un adecuado análisis
de costes aconseja efectuar la distinción entre los costes indirectos de
producción y los costes indirectos generales. Así, los costes indirectos de producción son costes vinculados al proceso
productivo, mientras que los costes
indirectos "generales" aglutinan los factores de costes asignables
a las restantes áreas funcionales de la empresa tales como: comercial,
administración, finanzas, investigación y desarrollo, logística, etc. No
obstante, conviene destacar que la inclusión o no de estos últimos, en el cálculo
del coste del producto, dependerá del sistema de costes utilizado.
Concretando
algo más la delimitación conceptual del término: costes
indirectos de producción se podrían definir como el coste de aquellos factores que contribuyen a obtener el output
correspondiente, exceptuando a tal efecto los costes directos (materia prima
y mano de obra). Así, se pueden señalar como factores integrantes de esta
categoría: combustibles; repuestos; amortización de maquinaria; mantenimiento;
supervisión; control de calidad; suministros; etc.
En relación a
la actual estructura de costes de las empresas, es destacable el cambio
sustancial que la misma ha experimentado, tanto cuantitativa como
cualitativamente, con un aumento considerable de los costes indirectos
vinculados a las actividades tales como: producción, comercialización,
investigación, etc., observándose una pérdida de relevancia de otros factores
convencionalmente significativos.
Como
consecuencia del incremento de la automatización y mecanización a que se han
visto abocados muchos procesos productivos, se observa con cierta frecuencia una
disminución de la Mano de Obra Directa, y un crecimiento de los costes
asociados a actividades secundarias tales como: mantenimiento; reglajes;
preparación de la producción, etc.
Este modelo productivo supone elevados costes de inversión en
inmovilizaciones, así como de mantenimiento de dichas inversiones, y la
implicación de personal cada vez más especializado. En general, la importancia
cuantitativa de los costes indirectos de producción es función directa del
tamaño de la empresa, de la tecnología incorporada, y de las características
de los mercados en los que opera, así como del tipo de producto que
comercializa.
2.- Clasificación de los costes indirectos de
producción.
Los costes indirectos de producción pueden ser clasificados atendiendo
a diversos criterios, no obstante, en el Documento se analizan aquellos que se
consideran más relevantes al objeto del mismo; así, los costes indirectos de
producción pueden clasificarse:
a) Atendiendo a su naturaleza, esto es, en función de la causa que ha
motivado su aparición:
* Materiales
indirectos: que recogerá el coste de los materiales consumidos a lo largo
de un ejercicio económico y cuyo destino, en relación al output obtenido, no
pueda establecerse de forma directa, ya sea porque físicamente no se puede
identificar, o bien porque su registro comportaría unos costes muy superiores
al beneficio derivado de la exactitud en el cálculo.
* Personal:
Este concepto representa el coste de la mano de obra que no puede relacionarse
directamente con unidades específicas de producción, o no puede identificarse
con ellas. Así pues, incluirá toda la mano de obra empleada en el proceso de
producción, y que no haya sido incluida como mano de obra directa. El coste de
la "Mano de obra indirecta" suele incorporar, asimismo, los costes
derivados de los tiempos improductivos tanto de la mano de obra directa como de
la indirecta.
* Transformación:
se integran bajo esta denominación los costes indirectos de producción no
incluidos como materiales o mano de obra indirectos; por tanto, esta clasificación
de costes incluirá una diversidad de costes que son difícilmente agrupables
bajo otra categoría.
b) Respecto a la función productiva a la que van destinados, los
costes pueden clasificarse en:
* Aprovisionamiento:
agrupa los costes derivados de la existencia de almacenes en la empresa,
destinados tanto a los materiales directos como a los materiales indirectos que
se apliquen al proceso productivo.
* Fabricación:
este concepto recoge todos los costes vinculados a aquellas actividades que
directamente inciden en el proceso de fabricación. Se trata, pues, de una
categoría de costes vinculados exclusivamente a la fase de ejecución, o de
obtención del output, y que, generalmente, son consecuencia de la planificación
previa que se ha realizado del proceso de obtención del producto.
* Otros
costes indirectos: esta categoría recoge el coste de aquellas actividades
que no se incluirían en las categorías anteriores y que generalmente recogen
conceptos tan dispares como: planificación de una orden de fabricación o
pedido; diseño de productos dependiendo de la especificación del cliente;
eliminación de desperdicios; e incluso costes de las unidades defectuosas.
c) Por su relación con el volumen de actividad: la clasificación de
los costes atendiendo a este criterio reconocen un grado de variabilidad entre
los elementos particulares de costes y el volumen de producción; así, cada
factor de coste indirecto de producción puede subdividirse en:
* Costes
fijos: son aquellos costes que, generalmente, no guardan una relación
directa con el volumen de actividad a que se refiere, es decir, son costes que
no se ven afectados por las variaciones que se puedan producir dentro de un
rango relevante de actividad.
* Costes
semifijos: este tipo de costes se caracteriza porque permanecen constantes
dentro de un rango de producción; sin embargo, ciertos cambios en el volumen de
producción provocan aumentos en estos costes, los cuales de nuevo permanecen
constantes hasta que se alcance otro volumen de actividad determinado.
* Costes
semivariables: pueden definirse como aquellos costes que varían con el
volumen, pero no en proporción directa a los cambios del volumen de actividad;
se trata, pues, de un coste cuyo coeficiente de correlación relativo a la
actividad de producción es positivo, pero menor a la unidad.
*
Costes variables: esta clasificación integra los costes de la
empresa para los que existe una correlación directa entre su importe y el
volumen al que se refieren. Se trata, pues, de costes que varían de manera
directa con los cambios en el nivel de actividad al que van referidos. La
diferencia entre los costes fijos y los variables se ha de buscar en la relación
de interdependenciarespecto al volumen al que se refieren. En el caso de
costes variables tal interdependencia es: estrecha, directa, e incluso proporcional.
3.- Localización de los costes
indirectos de producción.
La determinación, a nivel global, de los costes indirectos de producción
incurridos durante un período ofrece una información muy limitada, por lo que,
a fin de obtener información relevante, será necesario proceder a un reparto o localización de cada factor de coste en los distintos
centros de responsabilidad que los han empleado.
Esta
localización de los costes indirectos puede llevarse a cabo con distintas
finalidades:
1.-
A efectos de información para la gerencia con fines de control y toma de
decisiones.
2.- Para determinar
adecuadamente el coste de los productos.
3.- En cumplimiento de
imperativos contractuales, normas de valoración, etc.
El
reparto de los costes indirectos constituye una parte importante del proceso de
cálculo del coste del producto; el reparto "per se" suele ser
arbitrario, por el hecho de que no pueden identificarse de manera inequívoca
los costes indirectos con la unidad de actividad utilizada como indicador que
está midiendo. A pesar de ello, los costes indirectos tienen que ser asignados
a los objetivos de coste, por tanto, deberán desarrollarse técnicas que
garanticen una asignación equitativa de los costes indirectos a cada departamento
productivo y, en última instancia, a cada unidad de producto.
Los
costes indirectos de producción pueden acumularse según el objetivo de coste
en un sólo mayor auxiliar, que registra una única cuenta de control para todo
el proceso productivo. Sin embargo, generalmente la organización de dicho
proceso se suele dividir en departamentos, o centros de costes,
tomando como referencia las funciones o el tipo de trabajo que se realiza. En
estos caso, es conveniente mantener una cuenta específica para el control de
los costes indirectos de producción, así como un mayor auxiliar para cada
departamento.
Cuando
las empresas tienen una determinada dimensión, se suele proceder, en la mayoría
de ellas, a una división por secciones. Mediante esta división se consigue que
los procesos uniformes se agrupen, a la vez que se mantienen separados de los
otros procesos, circunstancia ésta que permite una mayor planificación, un
mejor control y un cálculo más exacto.
Con las
actuales formas de organización se tiende a hacer corresponder los lugares de
costes con las áreas de autoridad y de responsabilidad establecidas en el seno
de la empresa. Se trata, pues, de asignar responsabilidades según las líneas
divisorias personales de manera que los resultados, favorables o desfavorables,
se determinen en función del grado de controlabilidad de los factores, que han
intervenido en dicho resultado, por parte del responsable del centro o
departamento.
4.- Reparto de los costes indirectos de
producción a los centros de costes.
Una vez
determinados los costes indirectos de producción en que se ha incurrido en un
determinado período, y conocida la estructura organizativa de la empresa, se
procederá, en una primera etapa, a la acumulación de las distintas clases de
costes a los diferentes lugares de costes, denominándose este proceso reparto primario; el cual supone la asignación o localización de
los costes indirectos, en función de determinados criterios, a todos los
departamentos, divisiones o centros de costes de la empresa a los que pueden ser
atribuidos. Al realizar el reparto primario de los costes, la distinción entre
centros de producción principales y centros de auxiliares de producción, no es
relevante.
El reparto secundario, constituye la segunda etapa del proceso, en
virtud del cual se procede a una redistribución de los costes totales de los
departamentos que han prestado servicios a los centros auxiliares o principales.
Tal reparto constituye, pues, una carga indirecta para los departamentos que reciben dichos costes.
Es de
destacar que no es tarea fácil llevar a cabo ambas distribuciones o
asignaciones de costes (reparto primario y secundario) sobre todo cuando se
implanta en la empresa una contabilidad por áreas de responsabilidad, la cual
se basa en la asignación de costes en función del grado de controlabilidad por
parte del responsable, a efectos de evaluar su actuación; por ello, resulta un
reto importante la implantación de este sistema contable, que trae consigo la
condición de establecer criterios claros y correctos en el reparto de los
costes para evitar que el espíritu de dicho sistema de información se diluya.
5.- Imputación de costes.
La
imputación de costes viene referida al proceso de asignación de los costes
indirectos, previamente localizados en centros de actividad, a los objetivos
finales de costes -trabajos, productos, y servicios habituales-.
Esta
etapa del proceso debe acometerse una vez haya sido predefinido el sistema de
costes en base del cual se va a acometer el cálculo de costes. La elección del
sistema de costes debe llevarse a cabo en función de las características de la
organización y de las necesidades de información. Entre los diversos factores
que influyen en este proceso de selección cabría destacar, en el momento de su
implantación, los siguientes:
a) La filosofía de la dirección
empresarial, su cultura y estilos de dirección.
b)
Las necesidades informativas de la dirección en la adopción de
decisiones.
c) Las características de la
estrategia, de la estructura organizativa y de la estructura de control de los
diferentes centros de responsabilidad.
d) El sistema de contabilidad y las necesidades de los usuarios de dicho sistema.
e)
La disponibilidad de información por parte de las diferentes áreas de
la empresa (aprovisionamiento, producción, comercial y administración).
f)
El tipo de empresa y las características del proceso productivo.
g)
Los costes y beneficios que reportan los distintos sistemas de Contabilidad de Costes.
En el
presente Documento se tienen en cuenta tres parámetros, que pueden permitir un
mejor entendimiento y clasificación de los sistemas de costes, y que son:
A. Atendiendo a la forma en que
se recopilan y acumulan los costes, así como en el desarrollo del flujo del
proceso productivo, los sistemas de costes se clasifican en:
* Sistema
de costes por órdenes de trabajo.
* Sistema de costes por proceso.
* Sistema de costes por operaciones o mixtos.
B. En función de la técnica
utilizada para la valoración de la producción, o del momento en el cual se
lleve a cabo el proceso de cálculo, se integran los sistemas:
* Sistema
de costes reales o históricos
* Sistema
de costes de imputación racional
* Sistema
de coste normal
* Sistema de coste estándar
C. En función de la porción de
costes que se acumulan al producto, fundamentalmente, vinculada al tratamiento
que se otorga a los costes indirectos de producción, se distinguen:
* Sistema
de coste completo
*
Sistemas de costes parciales: a) Variable
b) Directo.
No obstante lo apuntado hasta ahora, los
Costes indirectos de producción aplicados a los productos dependen del nivel de
actividad desarrollado, el cual, a su vez, es función directa de la capacidad técnica
con que cuenta la empresa. Por tanto, cualquier proceso de asignación de estos
costes indirectos debe definir previamente la capacidad que se estima emplear
durante el ejercicio, por la especial incidencia que una variación de la misma
tiene sobre los costes del ejercicio.
La búsqueda de un equilibrio entre la
capacidad física instalada y el nivel de venta o de producción, es uno de los
objetivos que se deberá alcanzar, con el fin de acometer una correcta aplicación
de los CIP.
La capacidad hay que entenderla como la cantidad fija con que cuenta la
empresa en relación tanto a factores productivos (planta industrial, equipo
productivo), como al factor humano. La actividad,
por su parte, representa el consumo u ocupación que se realiza de esa capacidad
y, por tanto, es una magnitud variable.
En la determinación de la tasa de
aplicación de los Costes indirectos de producción, la unidad de actividad
constituye uno de los elementos fundamentales, puesto que es precisamente ésta
la que permite imputar los costes del centro o departamento a los outputs
obtenidos. En este caso, pues, los costes de un centro son la variable
dependiente, mientras que la unidad de actividad es la variable independiente.
Por tanto, se deberá seleccionar aquella/s unidades de actividad que más
significativamente incida en el comportamiento de los costes en un determinado
centro productivo; para ello, deberá tenerse en cuenta que la empresa puede
disponer varias medidas de esta actividad que deben ser identificadas y
cuantificadas, a fin de seleccionar la más adecuada.
6.- El control de los costes
indirectos de producción.
Los presupuestos constituyen uno de los instrumentos que permiten
efectuar un control de los costes indirectos de producción, los cuales son
elaborados en función de las previsiones de cada ejercicio, medido fundamentalmente
a través del volumen de producción, que es la variable que determina el nivel
de actividad del centro. Posteriormente, se comparan los costes reales con los
presupuestados, lo que permite tener un instrumento eficaz para el control de
los mismos. Conviene recordar en este momento que la técnica de presupuestación
aplicada a un centro puede basarse en un presupuesto rígido, o en un
presupuesto flexible.
Con carácter general, se podría afirmar que la técnica del
presupuesto rígido es aconsejable cuando la mayoría de los costes integrados
en un centro son independientes del nivel de actividad; ahora bien, si el nivel
de actividad incide de forma directa en los costes de un departamento, parece
aconsejable emplear un presupuesto flexible.
Las cifras globales de las partidas del presupuesto se expresan
normalmente en valores (u.m.), no obstante, si el factor es medible en unidades
físicas, su presupuesto se fijará estableciendo la cantidad a emplear, así
como el precio unitario del factor.
Es
por ello que el control de los costes incurridos en los centros de producción
requiere, no sólo del establecimiento de un presupuesto, sino del cálculo del
correspondiente coste estándar, en función del cual se establecerá el análisis
de las diferencias o desviaciones producidas según los volúmenes de producción
alcanzados y los previstos. Dada, pues, la relevancia que este instrumento tiene
en el proceso de control, a continuación se procede a comentar algunas
cuestiones básicas relacionadas con la implantación de un sistema de coste estándar
en los centros productivos.
El coste
estándar de un centro de producción puede ser definido como el coste asignable
al output obtenido en dicho centro según las condiciones de eficacia y
eficiencia previstas inicialmente, siendo éste, además, el instrumento que
sirve para valorar dicho output. Dicho coste estándar viene determinado por el
producto de dos magnitudes: una, de carácter técnico, y otra de carácter económico.
El coste
estándar es el instrumento que se empleará para medir el grado de cumplimiento
de los objetivos, para ello se determinan las desviaciones o diferencias que
pueden producirse al comparar los costes reales con los preestablecidos; esta
sistemática permite determinar las causas que han mostrado la aparición de
tales desviaciones, así como el responsable directo de las mismas.
El análisis
de las desviaciones en los costes indirectos de producción supone comparar los
costes estándares aplicados a los outputs obtenidos con los costes realmente
incurridos. Con el objeto de que este análisis sea útil, debe asignarse un
responsable por cada desviación, lo más próxima al punto donde se produce, lo
cual implica efectuar las desagregaciones precisas que, a tal efecto, puedan
resultar convenientes; téngase en cuenta, al respecto, que la determinación de
una desviación total difícilmente permite determinar las causas así como
asignar la responsabilidad de su aparición, al constituir dicha desviación una
cifra demasiado general.
La
finalidad inicial perseguida con el cálculo de las desviaciones consiste en
determinar porqué la actual ejecución difiere de lo presupuestado o esperado.
Ninguna desviación "per se" ofrece una evidencia definitiva de la
causa que ha podido motivar un aumento, o una disminución, en los resultados o
en los costes de un centro. Sin embargo, el análisis de las desviaciones
pretende aislar aquellos factores que, eventualmente, puedan haber motivado la
aparición de diferencias entre los resultados actuales y los esperados.
El
objetivo, pues, del análisis de las desviaciones consiste en evaluar la ejecución
actual frente a un estándar de expectativa de la gerencia, que aparece recogido
en el correspondiente presupuesto.
Definition of manufacturing overhead costs.
Indirect costs are considered
as those costs which do not have a clear identification with the specific
activity or production units. Therefore, even though they are costs which
contribute to the company's achievement of output, they cannot be directly
allocated to these targets. As examples of indirect costs, one might mention
mechanical energy, heating, lighting, leases, etc.
An adequate cost analysis
recommends that general indirect costs should be distinguished from the overhead
costs affecting production, thus giving indirect production costs
(overhead costs) as those related to the production cycle while the "general"
indirect costs are the umbrella for cost factors attributable to the non
manufacturing activities, such as: general and administrative, marketing (or
sales), research and development. Nonetheless, it is appropriate to point out
that the inclusion of the latter costs in the calculation of the product's
pricing will depend on the system costing employed.
To be more specific in the
conceptual delimitation of the term, overhead costs might be defined as the
cost of those factors contributing to the achievement of the corresponding
output, with the exception for this purpose of direct costs (raw material
and labour). Some of the factors making up this category might include: fuels;
spares; depreciation of machinery; maintenance; inspection; quality control;
supplies, etc.
As for the current cost
structures in companies, it is worth mentioning the substantial change they have
undergone both in quantitative and qualitative terms, with a considerable
increase in the indirect costs related to such activities as: production, sales,
research, etc., with other factors traditionally considered significant becoming
less relevant.
As a result of the increase in
automation and mechanization affecting many of the productive processes, it is
common to see a reduction in the direct labour cost and an increase in the costs
associated with support activities such as: maintenance, adjustments,
preparation of production equipment, etc.
This production model implies
high costs in fixed assets investments as well as the maintenance of these
investments, and the involvement more specialized staff. In general, the
quantitative importance of the overhead costs is a direct function of the size
of the company, of the technology it incorporates and of the characteristics of
the markets in which it operates, as well as the type of product it sells.
Classification
of manufacturing overhead costs.
Overhead
costs can be classified with regard to various criteria; however, in this
Document we analyze those considered most relevant for its purpose. With this in
mind, the overhead costs can be classified:
a) According to their nature, i.e. in terms of the cause leading
to their appearance.
* Indirect materials and supplies: this will include the cost of
those materials consumed throughout an accounting period but whose contribution
to the output obtained cannot be established directly, either because it cannot
be asigned physically or else because its analysis would involve additional
costs which would be much higher than the benefit to be derived from the
precision in the calculation.
* Indirect factory labor: This concept represents the cost of
labour which cannot be directly related to specific units of production or
cannot be asigned with them. It will, therefore, include all of the labour costs
related to the production process and which have not been included as direct
labour. The cost of "indirect labour" regularly (frecuenly) also
include those costs arising out of the unproductive periods of both direct and
indirect labour.
* Other indirect costs: this heading groups together the indirect
production costs which have not been included as materials or indirect factory
labor; this category of costs will, therefore, include a variety of overhead
cost which are difficult to be classify under any other category.
b) According to the productive function for which they are
intended, costs may be divided into:
* Supplies: this includes the costs deriving from the stock on
hand in the company's warehouses intended for raw materials as well as those
indirect materials to be applied to the production process.
* Manufacturing or producing departments: this concept covers all
the costs related to those activities which directly affect the manufacturing
process. This cost category covers, therefore, those exclusively connected with
the execution stage, i.e. the achievement of output, and which are generally the
result of the preliminary planning which has been carried out into the process
for obtaining the product.
* Service departments: this category contains the costs of such
activities as could not be included in the preceding categories and which
generally cover such diferents concepts as: planning of additional manufacture
or order; design of products depending on the customers specifications;
elimination of waste; and even the cost of defective units.
c) According to cost behavior: the classification of overhead
costs by cost behavior recognizes the degree of variability between the
particular cost elements and the level of production activity; overhead costs
may be classified as either:
* Fixed costs: these are the costs which generally bear no direct
relationship to the volume of the activity to which they refer, i.e. these costs
are not affected by the variations which might occur within a relevant activity
range.
* Semi-fixed Costs: this kind of cost is characterized by the fact
that the amount of cost remain constant within the production range;
nonetheless, certain changes in the level of activity may produce changes in
these costs, which are again static until another step up in the volume of the
activity is reached.
* Semi-variable Costs: these can be defined as the costs which
vary with volume but not in direct proportion to the modifications in the
activity volume; it is, therefore, a cost with a positive correlation factor in
terms of the level of activity but this factor is less than one.
* Variable Costs: this classification includes the company costs
which are directly proportional to the activity volume to which they refer.
These costs, therefore, vary directly as the activity level changes. The
difference between the fixed overheads and the variable costs has to be sought
in the interdependence which exists between them and the level of activity to
which they refer. In the case of variable costs, this interdependence is close,
direct and even.
Accoumulation of overhead costs.
On the global scale, the overhead costs incurred over a period of time
offers very limited information so, in order to obtain more relevant data, it
will be necessary to allocate each cost element in the various centres of
responsibility which have been involved.
This allocation of overhead costs may be done for different purposes:
1.- Managerial information for control and decision-making processes.
2.- To determine the product unit cost.
3.- To comply with regulatory or contractual obligations.
An importan purpose of overhead cost allocation is determining of product
unit cost: a share-out per se is usually arbitrary due to the fact that
the overhead costs cannot be unmistakeably assigned to the unit activity which
was used as indicator. Despite this, the overheads must be allocated to the
object costs, so techniques will have to be developed to guarantee a fair
distribution of the overheads costs to each cost centres and, in the final
breakdown, to each product unit.
Overheads can be accumulated according to the objet cost in a single
auxiliary ledger recording a single control account for the entire production
process. Nevertheless, the organization of this process is generally divided up
into departments or cost centres, with the reference being taken from the
function or type of work done. In such cases, it is adecuate to maintain a
specific account for the control of the overheads as well as an auxiliary ledger
for each cost centre.
When companies reach a certain size, they normally begin inmost cases to
divide up into sections. By doing so, they can group together the uniform
processes at the same time as they separate out the other procedures, thus
allowing for better planning, better control and more precise calculations.
With modern-day organizational groupings, cost locations tend to coincide
with the areas of authority and responsibility already established within the
company. This is, then, a method for allocating responsibilities according to
one's personal dividing lines so that the good and the bad results are shared
out in terms of the degree of controllability of the factors, as shown by the
person in charge of each centre cost involved in the result.
Distribution of overhead costs to departaments.
Once the overheads incurred over a given period have been quantified and
the company's organizational structure has been identified, the next stage after
that is allocate the different factors to cost centres, a process known as primary
distribution. This presupposes the assignation of apportion of the costs to
all the making departments, divisions or cost centres of the factory. In making
the primary distribution, the distinction among a producing department and a
service department is of no consequence.
The next stage in the process is secondary distribution which
consist of a redistribution of the total costs of each service department to
producting departaments and other service departmen the total overheads of the
departments which have contributed services to the main or auxiliary centres.
Such a distribution constitutes an indirect or redistributed charge to
the departments receiving it.
We must point out here that it is no easy task to effect both these
distributions primary and secondary, particularly when a responsability
accounting system is being implemented, as this is based on the allocation of
costs in terms of the degree of controllability by the manager in order to
assess their performance; as a result, it is a very considerable challenge to
implement an accounting system like, this as it requires the establishment of
correct, clear criteria for the distribution of costs in order to prevent the
errors of this information system.
Application of overhead costs to products.
Cost application refers to the association of overhead costs, previously
distributed to a particular departament or centre, with final cost objectives,
such as individual jobs or products, and services.
This stage of the procedure must be undertaken after the cost system to
be used for valuation of products has been defined. The choice of costs system
must be made in terms of the characteristics of the company and its information
requirements. Among the various factors which have a bearing on this selection
process at the moment of its implementation, we should mention:
a) The company management's philosophy, culture and management
style.
b) The information requirements of
the managers for decision-making.
c) The details of the strategy,
organizational structure, control structure of the various centres of
responsibility.
d) The accounting system and the
requirements of that system user´s.
e) The availability of information
from the various areas of the company (stockpiling, manufacturing, sales and
administration).
f) The type of company and the
characteristics of its production process.
g) The costs and benefits provided
by the various Cost Accounting systems.
The present Document
considers the three parameters to allow better understanding and classification
of the costs systems, namely:
A. Depending on how the
costs data are collected and accumulated, as well as the development of the flow
of the manufacturing process, costs systems can be classified as:
* Job Order Costing
Systems.
* Process Cost System.
* Mixed or hibrid System.
B. Depending on the
technique used to value the production or the moment at which the calculation is
made, the systems include:
* Historical Costing
* "Rational" Costing
* Normal Costing
* Standard Costing
C. Depending on the portion of costs accumulating to a project, the
following systems are distinguished basically through the treatment they make of
indirect production costs:
* Absorption costing
* Partial costing: a) Variable costing
b) Direct costing
Notwithstanding the indications up to now, the overhead costs assigned to
products depend on the level of activity the company has had, which is in turn a
direct function of the technical capacity the company has available. As a
result, it is necessary for any procedure assigning these indirect costs to
define first of all the capacity which it is estimated the company will use
during the accounting period due to the special incidence a variation in this
factor would have on the costs of the accounting period.
The attempt to find a balance between the physical capacity installed and
the level of sales or production is one of the goals to be achieved in order to
carry out the effective assignation of overhead costs.
Capacity has to be understood as the fixed amount the company has available in
terms of production factors (industrial machinery, production equipment) and the
labour. Activity, on the other hand, represents the consumption or use
made of these facilities and is, therefore, a variable magnitude.
For the determination of the rate to be used in assigning the overhead
costs, the unit of activity constitutes one of the basic units as it is
precisely this unit which allows the assignation of the costs from a centre or
department to the outputs obtained. In this case, then, a centre's costs are a
dependent variable while the unit of activity is the independent variable.
In consequence, the unit(s) of activity to be chosen must be the one
which most affects the behaviour of costs at a particular production centre. For
this purpose, it must be remembered that the company may have several measures
available for this activity and these must be identified and quantified in order
to select the most appropriate one.
Control of overhead costs.
Budget provide one instrument for carrying out the effective control of
overhead costs. These are drawn up in accordance with the forecasts for each
year, basically measured in terms of the production volume, the variable which
determines the centre's activity level. The real costs are later compared with
the budgeted figures, thus providing an efficient tool for their review and
control. It is appropriate to recall that the budgeting technique applied to a
particular centre might be based on a fixed budget, or on a flexible budget.
In general, it could be said that the fixed budget technique is advisable
when most of the costs included in a particular centre are independent of its
activity level. However, if the level of activity has direct effect on a
department's costs, it would seem advisable to use a flexible budgeting system.
The global amount for the budget items are normally expressed in unit
values but, if the factor can be
measured in physical units, the estimation of its value will be determined by
the number of units to be used and the unit price.
For this reason, the control of costs incurred in production centres not
only requires the drafting of a budget but also the calculation of the
corresponding standard costs, in terms of which it will be possible to analyze
the differences or variations produced between the activity volumes expected and
those attained. Therefore, in view of the importance of this instrument for the
supervisory functions, we shall now look at some basic questions relating to the
implementation of a standard cost system in production centres.
The standard cost for a production centre may be defined as the cost
attributable to the output obtained in that centre under the initially
considered circumstances of efficiency and effectiveness. It is also the tool we
shall use to put a value on that output. Standard cost is determined by the
product of two elements: one of these is technical and the other is economic in
nature.
Standard cost is the instrument which will be used to measure the extent
to which goals are met by determining the variances which may crop up when
comparing the real costs with the budgets values. This system allows
identification of the causes that have brought about these variations as well as
the person directly responsible for them.
The analysis of the variations in the overhead costs presupposes the
comparison of the standard costs applied to the outputs with the costs
effectively incurred. To make this analysis useful, a person must be given
responsibility for each variation, as close as possible to the point where the
discrepancy occurs and this implies carrying out any necessary disaggregations
which may be useful for the purpose. In this respect, it should be remembered
that the determination of an aggregate variation will, through being too
general, scarcely allow the causes and the responsibilities to be determined.
The initial purpose behind the calculation of the variations lies in
determining why current actions do not coincide with the expected or forecast
situation. No discrepancy per se provides definitive evidence of the
cause which might have brought about an increase, or reduction, in a centre's
results or costs. Nonetheless, the analysis of the discrepancies attempts to
isolate those factors which may have caused the appearance of differences
between the expected and the real results.
So the goal in analyzing the variations is to assess the current actions
versus a standard expected by management and contained in the corresponding
budget.