DOCUMENTO Nº 10

"LA CONTABILIDAD DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES DE SEGUROS."

ÍNDICE

1.  DEFINICIÓN DE LA ACTIVIDAD DE LAS ENTIDADES ASEGURA­DO­RAS.

1.1.       La actividad aseguradora.

1.2.       La actividad financiera.  

2.  DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA CONTABLE DE COSTES.

     2.1.   Los centros de costes.

2.1.1.     Organización central.

2.1.2.     La red comercial.  

     2.2.   El portador de costes y sus componentes.  

2.2.1.     Definición del portador de costes.

2.2.2.     Composición de los costes.

2.2.3.   Clasificación de los costes.

2.2.3.1.  Clasificación por funciones.

2.2.3.2.  Clasificación por su asignación a los productos y procesos.

2.2.3.3.   Clasificación por su variabilidad.  

              2.2.4.   Otros atributos del portador de costes.  

2.2.4.1.    Centro.

2.2.4.2.     Producto.

2.2.4.3.     Intermediario.

2.2.4.4.     Cliente.  

     2.3.  Definición del modelo de imputación de costes y márgenes.

2.3.1.    Modelo de coste variable.

2.3.2.    Modelo de coste completo.

3.   ASIGNACIÓN DE LOS COSTES INDIRECTOS Y MEDIDAS DE ACTIVIDAD.  

 3.1.      Necesidades de la imputación de costes indirectos.

 3.2.      Distribución e imputación de los costes centralizados.

 3.3.      Medidas de la actividad.

3.3.1.    Medida de la actividad comercial.

3.3.2.    Medida de la actividad administrativa.  

4.   PROCESO DE IMPUTACIÓN DE LOS COSTES INDIRECTOS Y EL MÉTODO DE REPARTO.  

 4.1.      Descentralización de costes.

 4.2.      Reparto de costes de oficinas centrales.

4.2.1.    Agrupación de costes.

4.2.2.    Imputación de los costes.  

 4.3.       Imputación de los costes de sucursales a las secciones y subsecciones.

 4.4.       Imputación de costes comerciales de sucursales a modalidades/productos.

 4.5.       Imputación de costes administrativos de sucursales a modalidades/productos.

5.  PROCESO DE PRESUPUESTACIÓN Y CONTROL.

5.1.       Peculiaridades y características del proceso presu­puestario.

5.2.       Definición del modelo de coste estándar para la actividad administrativa.

5.3.       Control de la gestión.  

5.3.1.    Identificación de variables.

5.3.2.    Diferencias presupuestarias.

5.3.3.    Definición de las desviaciones.

6.    COMPLEMENTOS AL MODELO GENERAL.

6.1.       Operaciones intercentros.

6.2.       Incorporación del reaseguro cedido.

6.3.       Incorporación de las inversiones.  

RESUMEN

         A lo largo de estos últimos años se ha ido demostrando la importancia que presenta para la difusión y aplicación práctica de la contabilidad de gestión el desarrollo de modelos específicos para los diversos sectores económicos, dado que los tradicio­nales necesitan una serie de adapta­ciones para su utiliza­ción en los di­versos tipos de entidades existentes.

         El sector de seguros ha sido tradicio­nalmente poco propenso al uso de herramientas de gestión de esta na­turaleza, tendencia de la que empie­za a salir a mediados de los años ochenta con las reformas legislativas de esos momentos, el impulso del ór­gano de control (Dirección General de Seguros), la aparición y compe­tencia de entidades extranjeras y la renovación generacional de sus direc­tivos.

         Este contexto, cuando nos encontramos con un sector que gene­ralmente ofrece una gama muy varia­da de productos a todo tipo de clien­tes, ofrecidos a través de diversos centros por múltiples personas, constituye un terreno adecuado para la implanta­ción de sistemas de contabilidad de gestión que den respuesta a todos esos preguntas que habitualmente surgen en la actividad cotidiana: )es rentable este producto?, )cuál es el beneficio de esta sucursal?, etc.

         Como consecuencia de la situación anteriormente expuesta se planteaba la necesidad de cubrir un hueco como es la contabilidad de gestión en las entidades aseguradoras, no cubierto ni por legislación, ni por la doctrina contable, tan siquiera parcialmente. Además, esta necesidad se hace más evidente en relación con los múltiples obligaciones a cumplir por las empre­sas del sector, a saber:

          - Cuentas de resultados oficiales a coste completo.

          - Calculo de la provisión de riesgos en curso con bases reales y no teóricas.

          - Cálculo del precio del producto.

          - Etc, etc. 

         El Documento de AECA sobre Contabilidad de Gestión en los Empresas de Seguros surgió con la intención de ocupar ese vacío exis­tente que recogiera los características generales y que fuera flexible para facilitar su adaptación a cada enti­dad, sin pretender en ningún momen­to ser definitivo, sino servir de base general para el desarrollo de aspec­tos más concretos, y buscando en to­do momento una aplicación en los empresas del sector, ello sin perder en ningún momento el rigor científico necesario en este tipo de trabajos.  

         A fin de satisfacer los objetivos anteriores, se ha intentado combinar, por una parte, la dimensión práctica en relación con este sector, y por otra, la perspectiva doctrinal y metodología de la materia, bus­cando la simbiosis necesaria que ha permiti­do cumplir los planteamien­tos ex­puestos.  

         El contenido del Documento se estructura en seis apartados claramente diferencia­das.  

         En primer lugar, se expone una defini­ción de la/s actividad/es de las em­presas de seguros, desarrollan­do los componentes de su ciclo económico, con el objeto de que sirva de punto de referencia para el resto del traba­jo, a la vez que de introducción al mismo.  

         En un segundo apartado se expone una descripción del sistema de costes propiamente dicho.  Para ello se defi­nen con precisión los diversos ele­mentos que lo componen:

        A) Los centros de costes.

        B) El portador de costes, incluyendo tanto su definición como una com­posi­ción y clasificaciones de los cos­tes, y otros atributos del mismo.

        C) Desarrollo de alternativos de impu­tación de costes y márgenes.

       En un tercer apartado se expone la aproxi­mación a una de los necesidades más importantes de las entidades aseguradoras, como es la asignación de los costes indirectos, definiendo algunos problemas vinculados a los mismos, así como desarrollando el concepto de medida de la actividad, muy importante para procesos poste­riores.

       En el cuarto epígrafe se expone una propuesta del proceso de imputación y reparto de los costes indirectos, según el modelo de coste completo, que permite satisfacer las necesidades previamente definidos, así como su aplica­ción por tramos o simplificación, en función de los nece­sidades y/o posibilida­des de las enti­dades.

        Por último, se plantea la incorpora­ción al modelo general anteriormente expuesto de una serie de variables, sin la cuales éste quedaría incomple­to, como son el reaseguro cedido y los resultados financieros.  También se estudia un problema operativo, como son las operaciones intercentros.

Nota:  En la elaboración del Borrador de este Documento se ha contado con la colaboración de los Servicios Técnicos de la Unión Española de Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras (UNES­PA).

ABSTRACT

         Over the last few years, the developing of specific models for various economic sectors has become more and more important for the spread and practical application of management accounting, as the traditional models require a series of adaptations for the various kinds of organization which exist.

         The insurance sector has traditionally been reluctant in Spain to use management tools of this kind, a trend that began to change at the end of the eighties with the legislative reforms of the period, the urging of the inspection body (Directorate-General of Insurance), the appearance of competition from foreign insurance companies and the rejuvenation of the managers in this sector. 

         When we come to this sector which generally offers a very varied product range to all kinds of customers through many different sectors and a variety of people, this context provides a suitable terrain for setting up management accounting systems which respond to all those questions which normally crop up in day to day activity: is this product profitable?, what is the profit from this branch office?, etc.  

         As a result of the situation indicated above, it became necessary to attend the gap left in management accounting for insurance companies by legislation and accounting theory. Moreover, this need becomes more evident in terms of the  many obligations the companies in this sector have to fulfil, namely:  

         - Accounts of official results with complete costs.

         - Calculation of the provision for unsettled risks on a real and not a theoretical basis.

         - Calculation of the product price.

         - Etc., etc.

         The AECA Document on Management Accounting in Insurance Companies arose with the idea of filling the gap that existed with a product which combined the general features and sufficient flexibility to adapt to each company, without attempting at any moment to be the definitive version but rather to act as the general basis for the development of more specific aspects and always looking for an application in the companies in this sector, without losing sight at any time of the scientific rigour this kind of work requires.  

         In order to satisfy these aims, we have tried on the one hand to combine the practical dimension in connection with this sector and the theory and methodology of this subject on the other hand, in the search for the symbiosis required to allow fulfilment of these ideas.  

         The contents of the Document are set out in six clearly defined sections.

         First of all, there is a definition of the activity/ies of the insurance companies, developing the elements in their economic cycles, in order to act as the reference for the remainder of the study as well as an introduction to it.

         A second section describes the costs system itself, defining precisely the various elements making up the system:             

          A) The cost centres.

          B) The centre incurring the costs, including its definition and the composition and classification of the costs and its other attributes.

          C) Development of alternative systems for the allocation of costs and margins.  

         In a third section, the Document provides an approximation to the most significant requirements of insurance companies, such as the allocation of indirect costs, defining some of the problems associated with these and developing the concept of activity measurement, of great importance for later processes.  

         The fourth section deals with a proposal for the allocation and distribution of indirect costs following the complete cost model and satisfying the requirements defined in the previous section. It can be applied in stages or through a simplification of the process depending on the requirements, and/or possibilities of the companies. 

         The fifth section attempts to take a qualitative leap forward with regard to the earlier ones, which refer solely to real costs, by including the pre-determination elements which are necessary for any management accounting system and the consequences of their comparisons. For this purpose, the problems of defining the forecasts and the standard costs are developed as two differentiated but complementary elements as well as their integration. As a result, a proposal is presented for the deviations to be analyzed which completes the task of comparing the different magnitudes. 

         Finally, we discuss the incorporation of a series of variables into the general model set out above, such as the reinsurance given and the financial results, without which the model would be incomplete. An operational problem is also studied, as are transactions between centres.  

Note:  For the drafting of the initial version of the present Document, we have had the cooperation of the Technical Department of UNESPA (Spanish Union of Insurance and Reinsurance Companies).