La automatización y mecanización en la reducción de costes

En la actualidad son considerables las grandes ventajas que aportan las continuas innovaciones tecnológicas, tanto en el campo productivo como en el administrativo.

El cambio producido en la importancia de los elementos de coste se debe al incremento de la automatización y mecanización (AM), ya que esto lleva aparejado una redistribución del Personal y un aumento de los costes asociados con el mantenimiento y utilización que se hace de los equipos. Evidentemente se trabaja con elevados costes de inversión en inmovilizaciones y en consumo de energía.

Una de las criticas que recibe la AM, proviene de los Sindicatos, argumentando que si para mejorar la estructura de costes y mantener los niveles de beneficio, la empresa se concentra en realizar inversiones, esto conduce a reducir los recursos humanos de la empresa.

La AM debe aplicarse de forma selectiva si lo que se pretende es reducir costes, ya que es frecuente oír comentarios de directivos como los siguientes:

- Todo lo que hemos ganado con nuestro nuevo y monstruoso sistema de ordenador ha sido sustituir operarios de 1.200 ptas hora por técnicos de 4.800 ptas/hora.

- Al implantar la automatización se han reducido los costes de personal directos, pero el coste total se ha incrementado debido al aumento de los costes generales.

Las automatizaciones y mecanizaciones (robots, rayos láser para lectura de código de barras, sistemas asistidos por ordenador, etc) bien implantadas en cualquier proceso, además de las mejoras económicas y técnicas que aportan (ganar en eficiencia, en reducir los costes de tramitación en el tiempo de respuesta, etc), influyen muy positivamente en la calidad del producto. Aunque resulte triste reconocerlo, tal y como hemos señalado en otras ocasiones, un robot no tiene altibajos en su rendimiento, no sufre el síndrome del lunes, y las emociones externas no le afectan en absoluto.

Sólo como ejemplo, situándonos en la cadena de producción de FORD, en el punto donde se van ensamblando todas las piezas que componen la carrocería del automóvil, al observar la precisión y rapidez de la soldadura efectuada por un robot, podremos comprobar que la calidad de la misma, es totalmente superior a la que podemos alcanzar los hombres, teniendo en cuenta lo rutinario que resulta el proceso.

Otro inconveniente que presenta la AM esta relacionado con la velocidad del progreso tecnológico, ya que diariamente surgen nuevos equipos que se ven afectados por una depreciación económica y dejan obsoletos a otros que estaban considerados como el último grito.

En el campo administrativo, las mecanizaciones también han aportado grandes mejoras a los procesos. Como ejemplo podemos citar los cambios efectuados en el proceso de pago de facturas relacionadas con materiales de producción:

El proceso normal que se seguía en FORD habitualmente para el pago de una factura, era el que aparece en la Tabla 1.

a) Se emitía un pedido de compra que se remitía al proveedor.

b) El proveedor mandaba materiales justo con el albarán. Preparaba una factura y la remitía al departamento de Cuentas a Pagar.

c) En Ford se daba entrada al material, se recepcionaba la factura y se preparaba para el proceso de pago.

d) El departamento de Cuentas a Pagar procesaba la factura para el pago, integrando dicha factura físicamente en el albarán y comprobando que se cumplían las condiciones del pedido. En caso de discrepancias, se devolvía la factura al proveedor para su corrección.

e) Se emitían avisos de pago para que el proveedor estuviese informando de la cantidad que iba a cobrar.

f) Se le mandaba un cheque al proveedor por el importe de la factura.

En la actualidad el proceso que se sigue es el que relacionamos en la Tabla. Como se puede comprobar, con este sistema se ahorra totalmente el proceso manual de las facturas en el departamento de Cuentas a Pagar.

a) Ford sigue emitiendo un pedido.

b) El proveedor envía los materiales.

c) En Ford, al recepcionar los materiales se informa de los mismos a un sistema mecanizado que los valora según el pedido y transfiere la información al sistema de pago.

d) Dicho sistema recoge la información y cada diez días emite, de una forma automática, la factura del proveedor, con las entradas de material recibidas en ese período.

e) Cuentas a pagar se limita a enviar la factura al proveedor y transferir los datos al Banco para que procedan al pago de las facturas.

Actualmente el banco, para pagar al proveedor, emite cheques y se los envía por correo. En estos momentos se está negociando con los bancos para conseguir que el dinero se sitúe en la cuenta bancaria del proveedor por medio de transferencias electrónicas.

Otro tipo de mecanización, que conduce también a la reducción de costes, es la disminución del uso tan extensivo que se hace de los informes internos y externos y por lo tanto de la forma en que se capta, distribuye y archiva buena parte de la información cuyo soporte actual es el papel.

Este proceso se debe realizar a través de redes informáticas que agilicen la captación, actualización, transmisión y acceso desde los distintos centros funcionales a la información almacenada en la base de datos corporativa, lo que simplifica las distintas tareas administrativas.

El objetivo de FORD ESPAÑA en este sentido, se centran en eliminar la impresión de papel en todas las situaciones que ello resulte factible, imprimiendo únicamente los documentos que sean totalmente necesarios para cumplir con los requisitos legales y con los nuevos sistemas de control. Evitando la impresión de papel y el archivo del mismo, cuando se trata de grandes volúmenes de documentación, se pueden lograr sustanciosos ahorros, tanto en papel como en gastos de mantenimiento y control del archivo. El problema principal en estos momentos, reside en las restricciones de tipo legal.