EXPERIENCIA
EN LA REDUCCION DE
COSTES
Gumersindo
Cascales Ayala
(Diario
Cinco Días: 27 de Junio de 1995)
Introducción.
En los tres últimos años se
ha producido una auténtica revolución en algunas Entidades Financieras ligadas
directa o indirectamente al Sector Público. En varias importantes parcelas los
profundos cambios introducidos en tan corto período de tiempo han sido
implantados de acuerdo con criterios de eficacia, rentabilidad, servicio al
cliente y adopción de muy avanzados sistemas informático-administrativos en
sus operaciones de gestión.
La minimización de los costes de
funcionamiento.
Como elemento básico de la política de racionalización de costes de
explotación, necesaria para mejorar por esa vía la productividad y los
resultados de estas Entidades, se ha establecido una reducción máxima (o
minimización) de sus costes de funcionamiento, de forma, eso sí, que ello no
pueda afectar de manera alguna al negocio. Desde el primer momento se ha
perseguido y/o suprimido el coste improductivo, el coste superfluo; han sido
objeto de análisis crítico todos y cada uno de los costes de las oficinas de
sus Redes, previamente a su contracción, y en todo caso, los resultados
conseguidos en estos años con dichas medidas han sido tan importantes, que
pueden merecer ser aquí resaltadas, siquiera de una manera somera, con el fin
de que puedan servir de modelo a otros sectores de la economía en general.
Razones de negocio han impedido la decisión de un "Presupuesto base
cero", que inicialmente fueron consideradas, pero los criterios, medidas y
objetivos puestos en marcha y constantemente renovados han aprovechado
experiencias anteriores de empresas que habían establecido dicho Presupuesto.
Medidas adoptadas.
La puesta en marcha de un adecuado sistema de fijación de límites
cuantitativos mensuales y anuales por conceptos y por centros de costes, de
establecimiento de criterios de autorizaciones, y de normativa específica de
contabilización de devengos, unida a un detallado análisis periódico de
desviaciones, obligó a un conjunto de medidas de carácter general, que podemos
sistematizar en el siguiente esquema:
a) Reorganización
administrativa:
a.1) Designación de Responsables de
Gastos:
- Un Responsable Superior de la
globalidad del Gasto.
- Varios Responsables Funcionales de
Gasto (según áreas de actividad), que administran las cifras límites,
establecen normas de reducción de las mismas, y en conexión con el Responsable
Superior y con la unidad de Control del Gasto.
a.2) Creación de un órgano al máximo
nivel, con categoría de Consejo Asesor del Consejo de Administración, de
recepción periódica de información sobre gastos reales e incurridos,
cumplimiento de objetivos fijados, coordinación entre responsables funcionales
del gasto, adopción de acuerdos sobre modificaciones globales de aquellos límites,
e impulsión de medidas de minimización de costes.
a.3) Formación de una unidad
Control del Gasto con misión de vigilancia, información, impulsión,
periodificación y consulta administrativo-contable de cada concepto y sus límites
y de las instrucciones emanadas del Consejo del Gasto y de los propios
Responsables Funcionales del Gasto.
b) Normativa de gestión:
b.1) Publicación de órdenes
escritas sobre facultades, cometidos, objetivos, procedimientos, criterios y
finalidad del sistema de gestión que se creaba con los procedimientos que se
implantaban. Los primeros escritos refrendados por la máxima autoridad de cada
Entidad, representaron una llamada a la directa colaboración de todas las
unidades de negocio y administrativas de las Compañías, supusieron cambios de
planteamiento de soluciones, señalaron unos claros objetivos de supresión de
gastos no necesarios o superfluos y de aquellos cuyo devengo no reportara
resultado alguno a la producción de la empresa.
Estos escritos representaron una vía fundamental para nuevas decisiones,
toda vez que los Responsables Funcionales, en desarrollo de los mismos, han
impartido instrucciones concretas sobre autorizaciones de gastos relativas a áreas
que le están asignadas.
b.2) Gestiones de revisión de
contratos con suministradores de servicios, en virtud de instrucciones de los
citados escritos.
Simultáneamente a la supresión
de gastos superfluos o no necesarios se han realizado un conjunto de concursos
entre suministradores de servicios (limpieza, material de oficina, conservación
de inmuebles, etc.), de manera que bajo condiciones de servicios análogas a las
entonces existentes, ofrecieran mejores precios.
Las mejoras en las adjudicaciones realizadas fueron en muchos
casos espectaculares, sin merma de la prestaciones obtenidas.
b.3) Compensación por
"economías de escala". Se completaron las medidas anteriores con
acuerdos entre algunas de las Entidades del Sector Público y los grandes
suminitradores institucionales de servicios, tomando como base de cada pacto los
importantes consumos de aquellas Entidades. Se lograron precios especiales, que
han presentado un notable ahorro para cada empresa.
c) Normativa contable:
Con estricta adaptación a la normativa vigente, y teniendo en cuenta los
Documentos de trabajo de AECA, se han desarrollado en subgrupos más detallados
los grupos de Gastos Funcionales establecidos en aquella normativa. Se ha
desagregado de manera muy meticulosa la información sobre fracturas y
periodificaciones, centros de costes y períodos de devengo, elementos
fundamentales para la toma de decisiones. Los criterios de desarrollo han
tenido en cuenta, además, las reglas existentes en otras Entidades del Sector,
con lo que se facilita de manera importante la formalización definitiva de la
Contabilidad del Sector Público.
El incremento de la competencia empresarial y el consiguiente oportuno
impulso gerencial, a la vez que la publicación del Documento nº 9 de AECA (La
Contabilidad de Gestión en las Entidades Bancarias), ha aconsejado retomar,
desde el punto de vista del control contable y operativo, la cuestión de la
gestión de estos Gastos Funcionales, encontrándose en plena reducción, en el
momento actual, nuevas normas de aplicación a los decisivos controles de gestión
enumerados.
Conclusiones.
Una decidida e importante reorganización administrativa, así como la
implantación de una específica normativa de gestión, y un complejo desarrollo
contable, han posibilitado una reducción de gastos tan importante en estas
empresas, que ello podría utilizarse como referencia para otras sociedades de
nuestro país, siendo posible, por lo general, la aplicación de la experiencia
conseguida en las mismas a otras empresas con análoga problemática a la que en
su día tuvieron aquellas. De cualquier manera "nunca se puede bajar la
guardia", la vigilancia de estas cuestiones debe permanecer constante, y
continuamente hay que seguir actuando en este cometido.