DOCUMENTO Nº 9

"LA CONTABILIDAD DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES BANCARIAS"

ÍNDICE

1.   INTRODUCCIÓN.

2.   EL MARCO DE LA CONTABILIDAD DE GESTIÓN BANCARIA.   

       2.1. Concepto de contabilidad de gestión bancaria.

       2.2. Contenido y finalidad de la contabilidad de gestión bancaria.

       2.3. La contabilidad de gestión como sistema de información de gestión.

       2.4. La contabilidad de gestión como instrumento de control.

       2.5. El soporte informático de la contabilidad de gestión bancaria.  

3.   LOS COMPONENTES DE LA CONTABILIDAD DE GESTIÓN BANCARIA.

       3.1. Relaciones entre la estructura organizativa y decisional con la contabilidad de gestión bancaria.  

               3.1.1. Centralización vs descentralización organizativa y decisional.

               3.1.2. Tipología de unidades de gestión: beneficio, servicio y estruc­tura.

               3.1.3. Ámbito de la contabilidad de gestión: centro, producto, cliente, mercado y función.  

       3.2. Estructura económico-financiera de los factores clave del negocio bancario.  

               3.2.1.  Costes y rendimientos.

               3.2.2.  Márgenes y rentabilidad.

               3.2.3.  Productividad.

4. SISTEMAS DE PRECIOS DE TRANSFERENCIA DE FONDOS  

       4.1.  Problemática de la valoración de saldos medios.

       4.2.  Precio único o precios múltiples.  

               4.2.1. Características del sistema de tasas de transfe­rencia interna.

               4.2.2. Factores a considerar para elegir el sistema de transferencia interna.

               4.2.3. Márgenes financieros analíticos.

               4.2.4. Impacto de factores exógenos en el sistema de tasas de transfe­rencia.  

       4.3.  Fondo único o fondos múltiples.

       4.4.  Sistemas de liquidación: a la vista o a plazo.

5.   SISTEMAS DE IMPUTACIÓN Y DE FACTURACIÓN INTERNA.

       5.1. Sistemas de imputación de costes y rendimientos.

       5.2. Sistemas de facturación interna.  

               5.2.1. Facturación a costes estándares.

               5.2.2. Facturación real.

               5.2.3. Facturación según presupuestos.  

      5.3. Unidades de facturación interna.

6.   MODELOS DE GESTIÓN BANCARIA EN BASE AL OBJETO DE COSTE.  

       6.1. Modelos de rentabilidad por producto.

       6.2. Modelos de rentabilidad por cliente.

       6.3. Modelos de rentabilidad por segmento.

       6.4. Modelos de rentabilidad por centro.

RESUMEN

         Este Documento aborda el marco general de la problemática de la contabilidad de gestión bancaria, que difiere en su aplicación sobre la de la empresa industrial, si bien los conceptos generales son de similar naturaleza a aquélla.

         En este Documento se aborda, en su pri­mer epígrafe, el marco de la contabili­dad de gestión bancaria, donde se describen los propios conceptos de esta contabili­dad, su finalidad, su papel como siste­ma de información de gestión, como sistema de control en la entidad, así como el so­porte informático en el que se apoya.

          En este apartado se describe igualmente cómo lo contabilidad de gestión bancaria tuvo su origen en el presupues­to financie­ro y en las técnicas presupuestarias, porque mediante el control de las va­riables financieras se medía la ges­tión de estas empresas, ante la difi­cultad de disponer de información detallada y automatizada de cada unidad de negocio, cliente o produc­to.

          Asimismo, se establece que la moder­na contabilidad de gestión bancaria debe dar respuesta no sólo a los ne­cesidades de cálculo de los costes de los productos, centros, procesos y clientes, sino atender las demandas de información para la toma de deci­siones como: abrir o cerrar una ofici­na o una unidad de negocio; producir internamente o subcontra­tar fuera; medir los márgenes de los procesos, de los centros, de los mercados, de los clientes o de los productos; medir riesgos como el de interés o merca­do, de insolvencias o de liquidez; o proporcionar criterios para evaluar la eficacia de los servicios centrales o de cualquier actividad bancaria refle­jada en el balance o fuera de él.

          Sin embargo, todo el detalle que conlleva esta problemática no se aborda en el citado Documento, sino que se esboza y se desarrolla un modelo de gestión cuyos componentes se deta­llan en el tercer epígrafe, se comentan los sistemas de precios de transferencia de fondos en el cuarto epígrafe, se descri­ben los sistemas de imputación y de facturación interna en el quinto apartado y, finalmente, en el sexto epígrafe se propo­nen, a modo orientativo, modelos de rentabilidad por producto, cliente, segmento y centro.

          De este trabajo se concluye -y así aparece recogido en el texto- que no hay un modelo único de contabilidad de gestión, sino que cada institución debe fijar sus fines y sus objetivos; es decir, debe explicitar para qué quiere el modelo de gestión y adaptarlo o adecuarlo a su organización; para ello, deberá considerar factores clave como su tamaño, la diversificación del negocio, la especialización banca­rio y los mercados geográficos donde está presente.

          También se describen en el citado Do­cumento, como se ha dicho, los componentes principales de la contabilidad de gestión bancaria, y más concretamente las re­laciones entre la estructura organizativa y decisional con el sistema de ges­tión, los factores clave de la gestión del negocio bancario, como costes, rendimientos, márgenes y productivi­dad.  Este capítulo es de especial inte­rés para identificar adecuada­mente los costes y los rendimientos de las distintos acti­vidades que se realizan en el seno de la empresa bancaria, dada su pecu­liar característica de empresa multi­producto, multifunción y multiplanta.

          Asimismo, se profundiza en los epígrafes 4 y 5 en los dos factores bási­cos de la contabilidad de gestión en el negocio bancario, como son los sistemas de precios de transferen­cia de fondos intercentros, donde se describen un conjunto de opcio­nes posibles para evaluar estos re­cursos internos, ya sean a precios únicos o a precios múltiples, o utilizando el sistema de flujos netos o el de flujos brutos. Los sistemas de valoración de los transferencias de fondos intercentros ya se habían abordado en la contabilidad de costes de los empresas industriales descentralizados pero, quizá las principales novedades que aporta este Documento son las relativas a las características que debe cumplir un sistema de precios o de transfe­rencia interna y a los posibilidades de liquidación: a la vista o a plazo

         Respecto a las características del sistema de tasas de transferencia cabe destacar: la conformidad de los objetivos y la evolución del re­sultado; la autonomía y coherencia con los principios de descentraliza­ción; la consistencia y la facilidad de determinación; la objetividad y las dificultades de modificación y la competitividad del sistema.  

         El segundo aspecto clave en la con­tabilidad de gestión bancaria se re­fiere a los sistemas de imputación y de facturación interna entre cen­tros, productos y clientes, base ne­cesaria para gestionar los activida­des y los unidades de negocio con criterios de eficiencia.  Estos aspec­tos se concretan en el quinto epígrafe del Documento, donde se identifican los costes más significativos que afectan a los cen­tros, productos y clientes, así como los sistemas de imputación.  Se concluye que los centros no son pu­ros, sino que, al contrario, presen­tan componentes de unidades de negocio, de apoyo o de estructura, lo cual dificulta el sistema, así como su mantenimiento.

         Asimismo, se proponen sistemas de imputación de costes estándares y directos, tanto para el análisis de la gestión por centros, como por clientes, porque la actividad bancaria se caracteriza por actividades conjuntas o relacio­nadas que generan una cantidad im­portante de costes comunes, y es preciso aplicar criterios de eficacia en el diseño del modelo. También se describen algunas unidades de facturación de costes internos, co­mo los consumos de ordenador o los servicios que presta a sus usua­rios.

         En el sexto epígrafe del Documento se presentan, a título orientativo, un conjunto de modelos de informa­ción por producto, cliente, segmen­to y centro, completando la panorámica gene­ral de los conceptos básicos a con­siderar en un sistema de contabili­dad de gestión bancaria.

         El conocimiento de los costes en el negocio bancario constituye hoy día un aspecto de especial relevan­cia para los entidades que operan en este mercado. Ello es cada vez más importante a medida que la competitividad entre los entidades es cada vez mayor, los márgenes financieros son cada vez más estre­chos y los estructuras pesadas de los organizaciones bancarias mues­tran costes de explotación rígidos a la baja.  Por ello, disponer de herramientas de gestión como la que se describe en el citado Documento, representa un valor añadido para aquellos instituciones que disponen de él y, además, lo utilizan como criterio decisional y de racionalidad para la asignación de recursos y para la toma de decisiones.

         Este Documento aporta, en definitiva, un modelo conceptual de Contabilidad de Gestión, que puede ser­vir de base para que sea adaptado por cada entidad bancaria y apli­cado por aquellos otras que aún no la utilicen en su organización.

         COLABORACIONES DEL SECTOR BANCARIO: Además de la colaboración de los miembros de la Comisión que desempeñan sus tareas en distintas entidades bancarias tales como CAJAMADRID (D. Ramón Martínez Vilches), BANCO HIPOTECARIO (D. Gumersindo Cascales), BANCO CENTRAL HISPANO (D. Antonio Marín) y CHEMICAL BANK (D. Juan Antonio Izaguirre), este Documento ha contado con la colaboración de los siguientes Bancos: BANCO BILBAO VIZCAYA (D. José Manuel Alvarez Iturralde), BANCO ESPAÑOL DE CREDITO (D. Luis Fernández Sánchez), BANCO MAPFRE (D. Francisco Almazara Guzmán), BANCO PASTOR (D. Jaime Fernández Rodríguez), BANCO POPULAR (D. Marcelo Martín Gombao), BANCO DE SANTANDER (D. José M0 García Tubío) y BANKINTER (D. Domingo Navalmoral Sánchez).

        El Documento ha contado, asimismo, con la colaboración y supervisión técnica de las entidades: BANCO DE ESPAÑA (D. Fco. Javier de la Cruz González) y ASOCIACION ESPAÑOLA DE BANCA (A.E.B.) (Gabinete Técnico).

ABSTRACT

         The present Document deals with the general framework of management accounting in banks, which differs in its application from the case of industrial companies, although the general concepts are similar in nature.

         In its first section, this Document deals with the framework of management accounting in banks, describing the peculiar concepts of this form of accounting, its purpose, its role in the management information system as the institution's control system, as well as the computing basis on which it depends.

         This section also describes how management accounting in banking originated in financial budgeting and in forecasting techniques because the control over financial variables was used to measure the management of these companies, in view of the difficulties to obtain detailed and computerized data on each business unit, client or product.

         At the same time, modern management accounting in banking must respond not only to the requirements involved in the calculation of the products, centres, processes and clients, but also to deal with the requests for data for making such decisions as: open or close a branch office or business unit; produce internally or contract out; measure the margins of the processes, the centres, the markets, the clients or the products; measure risks such as interest rates or markets risks, insolvency or liquidity risks; or provide criteria for assessing the efficiency of central services or any banking activity, both shown on and off the balance sheet.

          Nevertheless, not all of the details associated with these problems are dealt with in this Document; rather, it outlines and develops a management model whose elements are set out in the third section, the price systems for funds transfer between centres are discussed in section four, while section five is devoted to allocation costs and returns and internal invoicing systems; and section six, finally, puts forward, for the sake of initial guidance, product, client, segment and centre profitability models.

         From this study, it is concluded (as shown in the text) that there is no single model of management accounting but that every institution has to set out its own goals and targets; i.e. it has to state clearly what it wants to do with the management model and then adapt it or adjust it for its own organization. To do so, it will have to consider key factors such as its size, the degree of business diversification, the specialization in banking and the geographical markets it has a presence in.

         This Document also describes, as mentioned above, the key components in management accounting for banking institutions and more specifically the relationships between the decision-making and organizational structure on the one hand and the management system on the other, the key factors in banking management, such as costs, returns, margins and productivity. This chapter is of especial interest for the appropriate identification of costs and returns of the various activities carried out within a bank, given its peculiar features as a multi-product, multi-function and multi-plant company.

          Furthermore, sections 4 and 5 look in greater depth at the two key factors in management accounting for the banking business, namely the price systems for funds transfer between centres, describing a set of potential options for the valuation of these internal resources, either with single or multiple price levels, or the use of net or gross flow systems. The systems for valuing multicentres funds transfers had already been considered in the cost accounting of de-centralized industrial firms but perhaps the main novelties introduced by this Document are the ones referring to the characteristics which an internal transfer or pricing system must have and also to the possibilities of settlement: at term or at sight.

         With respect to the characteristics of the transfer charging system, one can point out: the agreement on goals and the evolution of the results; independence and consistency with the principles of de-centralization; coherence and ease of determination; objectivity and difficulties involved in modifying the system and its competitiveness.

         The second key aspect in management accounting for banking refers to the systems for allocating costs and invoicing internally between centres, products and clients, the necessary basis for managing the activities and the business units with criteria of efficiency. These aspects are set out specifically in section 5 of the Document, where the most significant costs affecting the centres, products and clients are identified, as are the allocation costs and return systems. The conclusion is that the centres are not pure, but rather show elements of business, support or structural units, thus making the system and its maintenance more difficult.

          Moreover, systems are proposed for the allocation of standard direct costs, both in management analysis by centres or by clients, because the activities of banks are notable for being joint or related activities which generate a considerable amount of common costs and it is necessary to apply criteria of efficiency in the model's design. It also describes some internal cost invoicing units, such as the consumption of computer time or the services provided to users.

         The sixth chapter of the Document presents, at an introductory level, a set of information models by product, client, segment and centre, rounding out the general panorama of basic concepts to be considered in a management accounting system for banking.

         The awareness of the costs in the banking business is today a particularly relevant aspect for the institutions operating in this market. This becomes more and more important as the competition between banks increases, financial margins become ever narrower, and the top-heavy structures of bank organizations are showing that their operating costs. As a result, having a management tool such as that described in this Document represents an added value for those institutions which have it available and, moreover, who use it as a criterion for taking decisions and adding rationality to the allocation of resources.

         In short, this Document provides a conceptual model of management accounting which can act as the basis for its adaptation by each bank and applied by those other institutions which do not yet use it within their organizations.

         COLLABORATION FROM THE BANKING SECTOR: Apart from the cooperation of the members of the Committee who operate in various banking organizations such as CAJAMADRID (D. Ramón Martínez Vilches), BANCO HIPOTECARIO (D. Gumersindo Cascales), BANCO CENTRAL HISPANO (D. Antonio Marín) and CHEMICAL BANK (D. Juan Antonio Izaguirre), the present Document has also enjoyed the cooperation of the following Banks: BANCO BILBAO VIZCAYA (D. José Manuel Alvarez Iturralde), BANCO ESPAÑOL DE CREDITO (D. Luis Fernández Sánchez), BANCO MAPFRE (D. Francisco Almazara Guzmán), BANCO PASTOR (D. Jaime Fernández Rodríguez), BANCO POPULAR (D. Marcelo Martín Gombao), BANCO DE SANTANDER (D. José Mª García Tubío) and BANKINTER (D. Domingo Navalmoral Sánchez).

         The Document has also benefited from the cooperation and technical supervision of the BANK OF SPAIN (D. Fco. Javier de la Cruz González) and ASOCIACION ESPAÑOLA DE BANCA (Spanish Bankers Association).