Capítulo 15

UN  MODELO  DE  CONTABILIDAD  DE  GESTIÓN  Y  ANÁLISIS  DE  EFICIENCIA  EN  LAS  BIBLIOTECAS

UNIVERSITARIAS.  SU  APLICACIÓN  A  LA  BIBLIOTECA  DE  LA  UNIVERSIDAD  POLITÉCNICA  DE  VALENCIA

Ana Blasco Ruiz.

Francisco Guijarro Martínez

Directora - Tutora: Dra. Natividad Guadalajara Olmeda

Departamento Economía y Ciencias Sociales. Universidad Politécnica de Valencia

Introducción

La contabilidad de gestión ha sido ampliamente desarrollada, en distintas áreas y según diferentes metodologías y enfoques, si bien existen sectores para los cuales no se ha implementado suficientemente ningún desarrollo práctico. Son los sectores de actividad gestionadas tradicionalmente por entes públicos, para los que se carece de interés la fijación de precios de los productos, así como la utilización racional de los recursos. Tal es el caso de los centros informativo-documentales, para los que en España su estudio como empresa ha sido bastante pobre, al contrario de lo que sucede en otros países desarrollados como EEUU, Gran Bretaña, Alemania, etc., tal y como se puede ver en la bibliografía, y para los que se está produciendo un interés creciente, de manera análoga a como ha sucedido en los últimos años en el sector sanitario. Ello se corrobora con la introducción de la materia de contabilidad de costes en el Plan de Estudios de la Licenciatura de Documentación. Debido a las particularidades de este tipo de centros, resulta especialmente interesante el desarrollo de un modelo de costes adaptado a los mismos. En consecuencia uno de los objetivos de la presente Tesis es la aplicación de uno de los modelos de costes más elogiados en la literatura: el sistema de acumulación de costes basado en las actividades. Paralelamente, y como otro de los objetivos o pilares planteados en el desarrollo de la tesis, se pretende estudiar el nivel de eficiencia alcanzado por las principales bibliotecas de las universidades españolas a partir de un modelo ideado por el Profesor Ballestero. Este modelo parte de la conocida técnica de envolvimiento de datos (DEA) para obtener un modelo más completo que permite obtener la completa ordenación de todos los centros (sistema de precios único), incluidos los clasificados como eficientes en el DEA clásico.

El primer objetivo, la aplicación de un sistema de costes a un centro informativo-documental, se realizará sobre la Biblioteca de la Universidad Politécnica de Valencia, cuyo organigrama básico se esboza en la figura 1. En la misma figura se detalla el personal adscrito a cada departamento.

Figura 1

Sistema de costes basado en las actividades

            A la hora de determinar qué sistema de acumulación de costes se adapta mejor al estudio de los costes en una biblioteca universitaria, se han tenido que tomar en consideración varios factores, entre los que podemos citar los siguientes:

·    Los costes indirectos soportados por una biblioteca son, con diferencia, muy superiores a los directos, según se deduce de los datos porporcionados por la Biblioteca Central de la Universidad Politécnica de Valencia. En la mayoría de los casos se trata además de costes fijos.

·    No aparece una clara relación entre el nivel de output obtenido y el consumo de recursos correspondiente, puesto que en la mayoría de los casos los costes son fijos y el nivel de actividad obviamente fluctúa según el periodo que se considere.

·    Los costes de la biblioteca aparecen más relacionados con las actividades que se desarrollan en la misma, y no con el posible output que se pueda considerar.

   Los anteriores factores hacen viable la aplicación del Sistema de Costes basado en las Actividades, por encima de otros sistemas que no se ajustan de manera tan precisa a la contabilización de costes bibliotecarios.

   Una vez determinado el sistema a aplicar, se procede a enumerar y describir los pasos que se deben dar para su puesta en práctica. Puesto que el tamaño de la Biblioteca es bastante considerable, sólo se detallan a continuación las características concernientes al Área de Documentación Científica (ADC), dejando de lado, para mayor claridad en la exposición, otras secciones como: Biblioteca docente, Hemeroteca, etc. En cualquier caso, el esquema a seguir en estas otras es similar al que se expone a continuación.

Paso 1. Determinación de actividades y clasificación de las mismas en principales y auxiliares:

·   Atención de usuarios (principal).

·   Referencia. Realización de búsquedas retrospectivas (auxiliar). Ésta es la única actividad clasificada como auxiliar. En concreto, puede ser considerada como una actividad auxiliar de Atención de usuarios, ya que se trata de un sevicio especial que requiere, por lo general, mayor dotación de recursos técnicos y humanos que la atención directa a los usuarios, si bien la menor frecuencia con la que se realiza hace que su coste sea considerablemente menor.

·   Análisis documental. Tratamiento documental de bases de datos DIME. Creación, mantenimiento y actualización de la base de datos GARBI (principal).

·   WEB. Creación y diseño de la página Web del ADC. Búsquedas por internet de recursos de información, etc (principal).

·   Difusión. Participación en las actividades de difusión y marketing de los servicios del ADC (principal).

·   Colaboración en la gestión de los productos electrónicos. Participación en las pruebas de nuevas bases de datos, colaboración en la evaluación de material electrónico a examen. Localización y evaluación de bases de datos en Internet (principal).

·   Colaboración en la colección. Selección de novedades. Registro de las nuevas adquisiciones en la base de datos de la colección del ADC (principal).

·   Colaboración en formación de usuarios. Desarrollo de módulos de cursos on-line. Localización y suministro de material docente, como tutoriales o ejemplos de búsquedas en bases de datos (principal).

·   Vigilancia y control de las bases de datos en red. Comprobación diaria de cada base de datos. Introducción de incidencias en la correspondiente base de datos histórica de recursos electrónicos. Comunicación al Centro de Proceso de Datos y proveedor correspondiente de la incidencia localizada (principal).

·   Estadísticas. Elaboración de informes a partir de los datos capturados del servidor del CPD. Introducción de los mismos en el programa ADC (principal).

·   Otras tareas. El coste representado por esta actividad ficticia[1] constituye un pequeño porcentaje del consumo de recursos global, por lo que son englobadas dentro de una única actividad.

Paso 2. Determinación del coste de las actividades:

Se trata de un paso intermedio entre la cuantificación del coste de las actividades y su imputación a los diferentes objetivos de coste. Para ello se sigue el esquema general de la figura 2.

Figura 2. Determinación del coste de las actividades dentro del esquema general  

        Se dispone de una relación de costes por naturaleza, que son los que se integran posteriormente dentro de cada una de las actividades del paso 1. La información del reparto de cada coste entre las distintas actividades es proporcionada por el personal de la propia Biblioteca a partir de los datos registrados y teniendo muy en cuenta su experiencia. Si, como es el caso, las actividades aparecen agrupadas en principales y auxiliares, el coste de las últimas debe repartirse entre las primeras (subreparto) atendiendo a las unidades de actividad que cada actividad auxiliar ceda al resto. Finalmente, estas unidades de actividad son también utilizadas a la hora de imputar los costes de las distintas actividades a los objetivos de coste. La determinación de las unidades de actividad para el Área de Documentación Científica ha sido ya desarrollada a partir de la descripción de cada una de esas actividades. Han sido elegidas de manera que se encuentren en relación directa con el montante de costes al que hacen referencia, característica fundamental del Sistema de Costes basado en Actividades.

·   Atención de usuarios ® Como unidad de actividad se ha escogido el número de consultas atendidas por el personal en funciones de referencia y atención al usuario. Puesto que el coste de esta actividad proviene principalmente de los trabajadores que se dedican a ella, y ya que cada consulta consume un tiempo similar, se puede emplear indistintamente el número de consultas o el tiempo empleado por los empleados en atenderlas.

·   Referencia ® Número de búsquedas llevadas a cabo.

·   Análisis documental ® Número de horas dedicadas por el personal del área al tratamiento de las bases de datos DIME y GARBI.

·   WEB ® Si bien dentro de esta actividad se desarrollan varias tareas, todas relacionadas con Internet, la que más consumo de recursos conlleva es la de mantenimiento de la página Web del ADC. Es por ello que la unidad de actividad elegida, horas dedicadas por el personal especializado, está relacionada precisamente con esta tarea.

·   Difusión ® Número de productos de difusión desarrollados. En concreto estos productos son trípticos, anuncios, carteles, etc., siendo por lo general utilizados todos ellos en igual medida y con unos costes similares, por lo que su desarrollo y difusión puede ser considerado como una única unidad de actividad.

·   Colaboración en la gestión de los productos electrónicos ® Número de pruebas o evaluaciones realizadas.

·   Colaboración en la colección ® Número de adquisiciones.

·   Colaboración en formación de usuarios ® Horas dedicadas por el personal del área a esta actividad.

·   Vigilancia y control de las bases de datos en red ® Número de incidencias detectadas. Obviamente se ha descartado como unidad de actividad el número de revisiones llevadas a cabo, puesto que suele ser fijo y no es representativo del coste de la actividad. Sin embargo las incidencias detectadas sí generan un coste mucho mayor que una simple revisión, por lo que parece más adecuado su uso como unidad de actividad en la vigilancia y control de las bases de datos en red. Así mismo, podría emplearse también el número de horas dedicadas por el personal para registrar estas incidencias, puesto que el tiempo precisado no suele variar de unas a otras por término medio.

·   Estadísticas ® Número de informes elaborados.

De esta manera podremos, con la información proporcionada en los dos primeros pasos, calcular el coste unitario para cada una de las actividades señaladas. Para ello no tenemos más que calcular el cociente entre el coste de la actividad y el número de unidades de obra que haya registrado.

Paso 3. Imputación del coste de las actividades a los objetivos de coste:

En el tercer paso se ha de imputar los costes acumulados por las distintas actividades a los diferentes objetivos de coste. En el caso objeto de esta tesis, la Biblioteca Central de la Universidad Politécnica de Valencia, no podemos hablar del típico objetivo de coste: el producto; en nuestro caso los objetivos de coste estarán relacionados con los diversos servicios ofrecidos a los usuarios, las adquisiciones realizadas por el área, las innovaciones implementadas en la página Web, etc. Esto es, se definirán los objetivos de coste de manera paralela a las unidades de obra. De esta manera se simplifica enormemente el proceso de imputación de costes de las actividades a los diversos objetivos de coste. Es posible que previamente puedan ser agregadas algunas actividades, de manera que el coste de las mismas esté relacionado con una misma unidad de actividad.

A continuación, y a modo de resumen de todo lo comentado, se presenta un esquema del proceso seguido para elaborar un sistema de acumulación de costes basado en las actividades (figura 3), donde aparecen algunos de los costes con los que se va a trabajar, así como las actividades mencionadas anteriormente, objetivos de coste, etc. En particular, el esquema ofrece una visión global de la información empleada para toda la Biblioteca en estudio, y no solo para el Área de Documentación Científica. De este modo se llega a obtener el coste de cada sección y de cada uno de los servicios prestados. El conocimiento de los costes permitirá a los gestores de las bibliotecas tomar decisiones de manera racional.

Figura 3. Sistema de costes basado en actividades

Análisis de Eficiencia

En los últimos años, el método DEA se utiliza profusamente para el análisis de eficiencia en las organizaciones. Hoy en día el DEA se presenta en una doble versión:

·   Modelo CCR el cual clasifica las alternativas en dos grupos: actividades con eficiencia global y con ineficiencia global.

·   Modelo BBC, donde la clasificación se realiza en, alternativas con eficiencia técnica y las alternativas técnicamente ineficientes.

Aunque el DEA no proporciona un sistema de precios únicos para medir la eficiencia, ambos modelos (CCR y BBC) constituyen la base fundamental en la teoría de la eficiencia. El profesor Ballestero propone un modelo multicriterio para medir niveles relativos de eficiencia para un conjunto de alternativas. Esta medición se consigue gracias a un sistema de precios únicos. Esto implica una marcada diferencia entre el Análisis Envolvente de Datos (DEA) y  dicho modelo. En contraste con el DEA, este modelo permite seleccionar un único óptimo eficiente. En el modelo multicriterio el objetivo es la determinación, para cada alternativa, de un nivel de eficiencia relativa mediante un sistema de precios único.

El modelo incluye dos pasos:

·   Clasificar el conjunto de N alternativas en dos grupos: ineficientes y no ineficientes. Esta clasificación se consigue usando la programación lineal, con las siguientes restricciones y minimización:

	Min           Sujeto a:

                        Siendo:   y_ik: beneficio (u output) i para la alternativa k

                                     x_hk: coste (o input) h para la alternativa k.

            Si el resultado es j_p = 0 la alternativa p es clasificada como ineficiciente y si j_p = 1 se clasifica como no ineficiente.

·   Determinar un sistema de precios únicos para las alternativas no ineficientes, utilizando el modelo:

	Min           Sujeto a:

                        Siendo:

                                   n: número de alternativas no ineficientes

                                   s: número de outputs.

                                   m: número de inputs.

                                   z_lj = y_ij para l = 1, 2, ...s y i = 1, 2, ..., s

                                   z_lj = x_hmax – x_hj para l = s+1, s+2, ...s+m y h = 1, 2, ..., m

                                   z^*_l= l ideal o valor ancla

                                   m = 1,2, ..., l-1, l+1, ..., s+m

En primer lugar se obtiene la información de REBIUN (Red Española de Bibliotecas Universitarias) que contiene datos sobre el conjunto de las bibliotecas del CSIC (Consejo Superior de Investigaciones Científicas) en toda España y un total de 54 bibliotecas universitarias más, las cuales se detallan a continuación en el cuadro 1.

        La información que detalla REBIUN, para el año 1997, es la siguiente:

        1.  Puntos de servicio

        2.  Superficie (m²)

        3.  Número de plazas de lectura

        4.  Metros de estantería de libre acceso

        5.  Metros de estantería depósito

        6.  Número de faxes

        7.  Número de fotocopiadoras

        8.  Número de Funcionarios A y B

        9.  Número de Funcionarios C, D y E

      10.  Coste de Funcionarios A y B

      11.  Coste de Funcionarios C, D y E

      12.  Nº CD-ROM en total

      13.  Nº CD-ROM en red

      14.  Inversión en compra de monografías

      15.  Inversión en suscripción publicaciones periódicas

      16.  Inversión en otros materiales documentales

      17.  Inversión en encuadernación

      18.  Número de mapas a 31-12-97

      19.  Número de fotografías y diapositivas a 31-12-97

      20.  Número de microformas a 31-12-97

      21.  Número de material fonográfico a 31-12-97

      22.  Número de vídeos a 31-12-97

      23.  Número de monografías a 31-12-97

      24.  Número de mapas ingresados en 97

      25.  Número de fotografías y diapositivas ingresados en 97

      26.  Número de microformas ingresados en 97

      27.  Número de material fonográfico ingresados en 97

      28.  Número de vídeos ingresados en 97

      29.  Número de monografías ingresados en 97

      30.  Número de publicaciones periódicas a 31-12-97

      31.  Número de publicaciones periódicas en curso de recepción

      32.  Número de colecciones muertas

      33.  Número de documentos catalogados en 1997

      34.  Número de consultas a base de datos en CD-ROM

      35.  Número de préstamos domiciliarios

      36.  Nº de cursos de formación generales

      37.  Títulos servidos a otras bibliotecas

 Artículos España

 Artículos Extranjero

 Libros España

 Libros Extranjero

      38. Títulos solicitados a otras bibliotecas

Artículos España

Artículos Extranjero

Libros España

Libros Extranjero

Cuadro 1

Dificultades encontradas en el tratamiento de la información:

1.   Para algunas bibliotecas no se dispone de la información para una variable determinada. Por ejemplo, no se sabe el número de vídeos de la biblioteca de la Universidad de Almería. Y se plantea el problema de si es porque no se dispones de vídeos o porque no se ha incluido esa información. En algunos casos se puede suponer que el valor es 0 puesto que es posible que una biblioteca no tenga vídeos, pero si se trata de superficie, metros de estantería o número de monografías nos vemos obligados a eliminar algunos casos de nuestro estudio, o a buscar soluciones alternativas.

2.   El siguiente problema es el número de inputs y outputs en relación con el número de casos. Tan solo poseemos información de 55 bibliotecas. Y se deben tener como mínimo tres veces más de casos que la suma de inputs y outputs. Por lo que va a ser necesaria una selección y agrupamiento de variables muy exhaustivo. El análisis factorial no es viable por el mismo motivo, tenemos demasiadas variables para tan pocos datos.

La primera selección y agrupamiento se hace en base al conocimiento que se posee de una biblioteca y los índices de correlación, lo que nos lleva a los siguientes razonamientos sobre algunas de las variables antes comentadas:

-    Existen un grupo de variables referidas al tamaño de la biblioteca como son puntos de servicio, superficie, número de plazas de lectura, metros de estantería. Dado que todas ellas tienen el mismo significado es suficiente utilizar una de ellas. En este caso elegimos Plazas por considerar que es una de las más representativas y de la cual se posee toda la información.

-    Coste de Funcionarios de todo tipo: se elimina puesto que se conoce el número de trabajadores y es suficiente para el análisis de eficiencia. Además, como es necesario reducir el número de variables se deciden agrupar en una sola que sea Funcionarios, pero no puede ser considerado igual un funcionario del tipo A que uno del tipo D o E, por lo que se decide utilizar los siguientes pesos:

Funcionarios = 1,5*Funcionarios A y B   +  Funcionarios C, D y E

-    Nº CD-ROM en red, se elimina y se considera el número de CD-ROM en total. Esta es una variable referente a la tecnología de la biblioteca y por tanto a su calidad. Sería necesario añadir también el número de bases de datos que posee cada biblioteca, pero debido a la dificultad para encontrar la información se pospone hasta el desarrollo completo de la tesis.

-    Inversión en compra de monografías, Número de monografías ingresadas en 97 y Número de Monografías a 31-12-97. Se comprueba si están correlacionadas:

            Como sí que lo están elegimos Número de Monografías a 31-12-97, que a su vez está correlacionado (0,7) con Documentos catalogados por lo que esta última variable se elimina del análisis.

-    Inversión en suscripción de publicaciones periódicas, Número de publicaciones periódicas a 31-12-97 y Número de publicaciones periódicas en curso de recepción.

            Existe alta correlación entre ellas, entonces elegimos Número de publicaciones periódicas a 31-12-97. Colecciones muertas tiene una correlación de 0,98 con esta variable por lo que también se elimina del análisis.

-    Número de mapas ingresados en 97, Número de fotografías y diapositivas ingresados en 97, Número de microformas ingresados en 97, Número de material fonográfico ingresados en 97, Número de vídeos ingresados en 97, pueden sustituirse por Inversión en otros materiales documentales.

-    Número de mapas a 31-12-97, Número de fotografías y diapositivas a 31-12-97, Número de microformas a 31-12-97, Número de material fonográfico a 31-12-97, Número de vídeos a 31-12-97, se sustituye por la suma. Material documental (en número). No está correlacionada con la Inversión en otros materiales documentales por lo que se dejan las dos.

-    Títulos servidos a otras bibliotecas y Títulos solicitados a otras bibliotecas: estas dos variables se agrupan en una sola considerando la suma de todos los artículos y libros tanto en España como en el extranjero, y que denominaremos Flujo de préstamos interbibliotecarios.

-    Consulta en sala de libros y de publicaciones periódicas, y Consulta a base de datos en CD-ROM: aunque se trata de variables muy importantes para medir los servicios que presta la biblioteca, hay que tener presente que son muy difíciles de medir. Puesto que cuando un usuario entra en la biblioteca no se puede saber si solo va a tomar prestadas monografías, a hacer uso de las instalaciones o a consultar material. Es por ello por lo que estos datos solo se poseen para la mitad de los casos y tampoco resulta fiable, por lo que se deciden eliminar del análisis. Si con el trabajo de campo se consigue ampliar esta información se incluirá en posteriores estudios. Además hay otra variable que se considera muy importante y que no se ha podido conseguir, es número de bases de datos y también se intentará incluir.

-    Nº de cursos de formación de biblioteconomía y generales: se considera una sola variable Nº de cursos de formación que es la suma de ambas.

Una vez seleccionadas las variables nos quedarían, como Inputs:

-  Plazas

-  Funcionarios

-  CDROM

-  Monografías

-  Inversión en otros materiales documentales

-  Inversión en Encuadernación

-  Materiales documentales

-  Publicaciones periódicas

Y como Outputs:

-  Préstamos

-  Cursos

-  Flujo de préstamos interbibliotecarios

-  Usuarios potenciales, esta variable es difícil de conseguir por lo tanto, aunque se considera necesaria no se incluirá en este documento. No obstante, a lo largo del desarrollo de la Tesis se intentará conseguir.

El problema que se plantea ahora es que para algunas bibliotecas no se dispone de toda la información por lo que debemos “rellenar huecos”. Para ellos vemos el caso particular para cada input y output.

-   Plazas. Disponemos de toda la información.

-   Funcionarios. Para este input falta algún dato, observando la correlación entre variables está muy correlacionada con el número de monografías (0,92). Por lo que se decide estimar la ecuación de regresión lineal y utilizar el valor estimado.

Funcionarios = 23,9 +0,0002*Monografías                 R²= 0,85

-   CDROM. Como no está correlacionado con ninguna variable, el dato en blanco se sustituye por la media.

-    Monografías. Se ha decidido estimar la ecuación con la variable Superficie con la que también está altamente correlacionada, puesto que en este caso no nos sirve la ecuación estimada anteriormente.

Monografías = -6350 + 38,5*Superficie                                 R²= 0,77

-    Inversión en otros materiales documentales, Inversión en Encuadernación y Materiales documentales: tampoco están correlacionadas no pudiendo estimar ninguna ecuación fiable, entonces se sustituye por la media correspondiente.

-    Publicaciones periódicas: alta correlación con publicaciones en curso, se estima mediante la ecuación:

Pub. periódicas = -1847 + 2,9*Pub. en curso             R²= 0,87

-    Préstamos: índice de correlación con número de plazas es 0,8. La ecuación de regresión estimada:

Préstamos = 18843 + 86*Plazas                                            R²= 0,61

-    Cursos, Flujo de préstamos interbibliotecarios: se posee toda la información.

Para proceder al estudio es necesario que los datos de partida estén en una escala más o menos similar y en nuestro caso existen demasiadas diferencias, así cada INPUT y cada OUTPUT se divide por su máximo y en todas las columnas los datos están entre 0 y 1. Cuando ya se posee la información procedemos a los cálculos descritos anteriormente. El primer paso nos clasifica nuestras alternativas, en este caso bibliotecas universitarias en ineficientes y no ineficentes, tal y como se muestra en el cuadro 2.

Cuadro 2.

El segundo paso corresponde a la ordenación mediante sistema de precios únicos de las bibliotecas universitarias no ineficientes, una vez se han obtenido los niveles de eficiencia relativos para cada una de ellas. Los resultados se representan gráficamente en la figura 4, donde aparecen las bibliotecas no ineficientes ordenadas, desde la menos no ineficiente a la más no ineficiente.

Figura 4

Sería necesaria una observación minuciosa de los datos, analizar el porqué de los resultados obtenidos y una comparación interanual para la obtención de conclusiones, lo cual se pospone hasta que se posea toda la información y se incluirá en el desarrollo de la tesis doctoral.

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Palabras clave:

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