La contabilidad de gestión en las empresas de seguros: Logros y retos

V. ARTÍCULOS DIVERSOS SOBRE CONTABILIDAD DE GESTIÓN

El objetivo del presente trabajo es desarrollar en un breve espacio una exposición sobre la problemática de la aplicación de la Contabilidad de Gestión en las entidades aseguradoras. Por lo tanto el enfoque que se debe efectuar a la misma es de carácter práctico, centrándose en dos objetivos:

- Utilidades alcanzadas o nivel de desarrollo actual de la contabilidad de gestión, en este tipo de negocios.

- Desafíos pendientes o áreas de la contabilidad de gestión insuficientemente desarrolladas en la actualidad.

Para centrar estos objetivos del trabajo, es preciso comentar algunas características diferenciadoras del sector con respecto al resto, así como marcar algunas necesidades de información que la Contabilidad de Gestión debe satisfacer en estas entidades.

No se debe olvidar en la aplicación práctica de la Contabilidad de Gestión, que la capacidad administrativo‑informática de la sociedad condiciona de manera muy importante su desarrollo, de tal forma que muchos diseños de carácter teórico, no se pueden poner en funcionamiento en un momento dado debido a estas limitaciones. Por lo tanto los avances en el desarrollo de la Contabilidad de Gestión están íntimamente unidos a las mejoras e incrementos de la estructura administrativo‑informática de la entidad.

Por problemas de espacio y por el escaso bagaje de conocimientos del sector seguros que poseen las personas a las que se dirige esta ponencia, no se profundiza en algunos aspectos que presentan una cierta complejidad, pero si se pretende ofrecer un documento suficientemente adaptado a la terminología contable convencional, para que dichas personas, entendidas por otra parte en Contabilidad de Gestión, puedan acercarse sin dificultad a la problemática del desarrollo de la misma en esta actividad.

Las entidades aseguradoras realizan una actividad definida consistente en la prestación de un servicio de cobertura y asunción de las consecuencias derivadas de hechos de naturaleza aleatoria que, en algunos casos, ciertos en el fenómeno pero indeterminados en el tiempo, con una contraprestación efectiva que es la prima.

Esta actividad se encuadra genéricamente dentro del sector de servicios, puesto que no hay ningún proceso de transformación en la misma.

Dentro de la actividad aseguradora conviene distinguir algunas características propias de significativa importancia que marcan situaciones muy diferencias con otros sectores económicos y que van a influir en la configuración de cualquier sistema de Contabilidad de Gestión que se implante. Estas idiosincrasias son las siguientes:

‑ Una unidad de producto claramente definida como es la póliza. Si bien las compañías, sobre todo las grandes, ofrecen simultáneamente un amplio abanico de seguros que cubren múltiples riesgos o garantías, tanto a particulares como a empresas o seguros industriales. En los últimos años se esta ofreciendo una diversificación cada vez mas amplia, con el objetivo de adaptarse mejor a las necesidades específicas de cada pequeño segmento de clientes (por ejemplo dentro del multirriesgo de comercios, se ofertan productos específicos para bares, farmacias, etc.), de tal forma que la tendencia futura es ofertar, no pólizas cerradas, sino múltiples garantías y que sea el mismo cliente el que determine a cuales se suscribe, preparándose a tal efecto, una póliza a su estricta medida. (Amplia gama de productos)

‑ La problemática de la indeterminación de los costes reales en el momento de fijar el precio del producto o póliza. Dado que éste se debe fijar en el momento inicial de cobertura de los riesgos, y éstos como se ha indicado se originan aleatoriamente. Por lo tanto se recurre a la experiencia histórica para dicha determinación utilizando cálculos estadístico‑actuariales. (Determinación del coste real a posteriori).

‑ Importancia de las estimaciones, especialmente siniestros, para el cálculo de los resultados, con la consiguiente aumento de la relatividad y la necesidad de una mayor prudencia en la determinación de los mismos (Potenciales desviaciones significativas, que pueden condicionar los resultados presentes y futuros).

‑ Es negocio fuertemente descentralizado puesto que se distribuye a través de agentes, bien independientes, bien afectos a las entidades, que a su vez se relacionan con la sociedad por medio de sucursales que presentan un nivel importante de autonomía en su gestión, lo que supone disponer de redes comerciales dispersas, distribuidas a lo largo del área geográfica de actividad (nación, región, provincia o localidad). A su vez las entidades, disponen de unas oficinas centrales también importantes, en las cuales pueden centralizar diversos servicios, limitando algunas funciones de la autonomía de gestión de las redes comerciales. (Muchos centros de trabajo)

‑ Un importante porcentaje de los costes del producto son directos básicamente los siniestros y las comisiones, que suponen aproximadamente el 70% del total de gasto.

‑ La existencia de un negocio complementario al del seguro que es el reaseguro cedido, centralizado en las oficinas centrales, que según su características puede ser directo al producto original, la póliza (reaseguro proporcional), o bien de naturaleza más estructural (reaseguro no proporcional), pero que se negocia y suscribe por contratos de riesgo.

‑ La no existencia de elementos inventariables, como existencias o mano de obra aplicada, si bien tienen mucha importancia las periodificaciones de los ingresos, por los múltiples vencimientos de los pólizas y los diversos periodos de cobertura.

Una vez detallados algunos elementos diferenciadores de la actividad aseguradora, es preciso formular algunas necesidades de información económica para la gestión a las cuales la contabilidad de gestión debe dar respuesta convirtiéndose por lo tanto, en objetivos de la misma

Como un primer objetivo la contabilidad de gestión debe permitir la determinación de los resultados de la entidad clasificados por unidades de gestión. Las más importantes son:

Para ello las entidades aseguradoras pueden aprovechar la ventaja para su cálculo que supone el importante porcentaje de costes directos al producto, que limita la problemática del reparto de los costes indirectos.

A partir de la década de lo ochenta, y debido a la gran importancia de la comercialización y suscripción se están definiendo nuevas unidades de gestión que exigen la presentación de información contable relacionadas con éllas. Estas unidades son:

‑ Cliente. Sobre todo se desarrolla el cliente como un concepto integrado e indivisible, a la hora de aprobar, denegar o renovar las suscripciones.

‑ Agente. Al considerar al agente en muchos casos como el intermediario entre el cliente y la sociedad, y a la vez ser el propietario de su cartera de pólizas, se precisa de información sobre la evolución global de sus negocios a la hora de establecer o modificar sus relaciones con la sociedad.

B. Integración del reaseguro cedido dentro de los modelos de presentación de resultados de la sociedad.

Los contratos de reaseguro cedido presentan algunas características peculiares que dificultan su integración en los modelos anteriores propuestos de cuentas de resultados productos/centros, como son las siguientes:

‑ Contratos por tipos de riesgo recogido en diversos productos de la sociedad.

‑ Reaseguros facultativos con contratos específicos de cesión por póliza que dificultan su integración en sistemas globales de información.

C. Determinación de las provisiones y en su caso de las desviaciones correspondientes.

La Contabilidad de Gestión debe ofrecer información con la base de la experiencia acumulada de la entidad para facilitar las estimaciones de las provisiones de siniestros. Además, debe recoger información complementaria referida a las desviaciones originadas entre dichas provisiones y los pagos reales con los que finaliza los siniestros, separando las que corresponde a siniestros ocurridos en el ejercicio en curso de los ocurridos en ejercicios anteriores, para diferenciar ambos efectos en la cuenta de resultados del ejercicio contable en vigor.

La Contabilidad de gestión debe ofrecer la suficiente información al actuario de la sociedad para que, completada la misma con estadísticas correspondientes a la totalidad del sector, pueda determinar el precio de la póliza de la forma más ajustada posible a la evolución de la siniestralidad en el futuro.

E. Herramientas para efectuar comparaciones con los objetivos económicos de la sociedad.

La Contabilidad de Gestión debe disponer, y en su caso crear, herramientas para ofrecer información sobre la evolución de su actividad en comparación con aquellos objetivos que la sociedad se haya fijado para un periodo de tiempo, generalmente un ejercicio económico. Estos objetivos se deben estructurar principalmente alrededor de una cuenta de resultados, que deberá disponer de la amplitud de desarrollo que la entidad precise, o pueda establecer a la hora de determinar dichos objetivos.

F. Herramientas para el control de un trabajo de naturaleza no industrial como es el administrativo y comercial.

Como se ha indicado previamente, las entidades aseguradoras no ejercen actividades de transformación, pero no por ello se debe obviar el control de la labor del personal de la sociedad, que en este caso se divide básicamente entre administrativos y comerciales. El desarrollo de herramientas de control de este tipo de trabajos facilita como consecuencia la distribución de los gastos de naturaleza indirecta (comerciales y explotación) al producto.

Las entidades aseguradoras han asumido a lo largo del tiempo la importancia de los objetivos anteriormente expuestos, y a su vez, la utilidad de la contabilidad de gestión para alcanzarlos. Dentro de este contexto, las compañías han encaminado sus esfuerzos en dos direcciones complementarias:

‑ Capturando un nivel de información cada vez mayor de su producto, la póliza, dado que esa información es imprescindible para el desarrollo de los objetivos.

‑ Desarrollando y aplicando herramientas descritas por la contabilidad de gestión como instrumentos de información y control de la actividad.

Como consecuencia los logros alcanzados más importantes han sido los siguientes:

A. Identificar y capturar la mayor cantidad de atributos posibles relacionados con la póliza.

La identificación de todos los atributos correspondientes a la póliza, permite la completa asignación de todos los costes directos al nivel producto/centro/agente/cliente para que, por sucesivas agregaciones, obtener cuentas de resultados y márgenes directos por productos y centros con sus respectivas agrupaciones hasta llegar al total de la sociedad. El modelo de contabilidad de costes elegido en una primera fase sería un modelo de coste directo, dada su inmediata aplicabilidad a un porcentaje importante de gastos.

B. Presupuestos completos de la cuenta de resultados de la sociedad y su posterior control presupuestario.

En las entidades de seguros se ha introducido, desarrollado y familiarizado totalmente la herramienta del presupuesto, hasta considerarla actualmente como un elemento para la gestión imprescindible a cualquier nivel de la sociedad. Básicamente se ha desarrollado a un nivel de detalle producto/centro para todos los componentes directos de la cuenta de resultados.

Se han establecido distintas clasificaciones en los siniestros de la sociedad centrados principalmente en los siguientes conceptos:

‑ Fecha de declaración o apertura, momento en que el siniestro se notifica a la sociedad.

‑ Siniestralidad técnica establecida en función del año de ocurrencia del siniestro con independencia de su fecha de conclusión.

‑ Siniestralidad contable, que es la establecida en función de la incorporación del gasto del siniestro a la cuenta de resultados. Significa que recoge las desviaciones de las provisiones como consecuencia de siniestros ocurridos en ejercicios anteriores.

Además la distinción entre fecha de ocurrencia y declaración permite la estimación y control de los siniestros ocurridos y no declarados al cierre de un ejercicio (IBNR).

La integración y desarrollo del reaseguro cedido en los modelos de cuenta de resultados productos/centros se esta consiguiendo con las siguientes medidas:

‑ Captura de datos en la póliza para negocios proporcionales, facilitando la imputación directa de las primas.

‑ Captura de datos directamente del siniestro para negocios proporcionales y algunos no proporcionales, para la imputación directa de los gastos.

‑ Desarrollo de criterios de reparto tanto en primas como en siniestros en contratos no directos a la póliza.

Además de la incorporación del reaseguro cedido a los resultados centros/productos de la sociedad, también debe señalarse su incorporación al sistema presupuestario de la sociedad hasta conseguir ese idéntico desarrollo, cerrando dicho sistema.

Para completar la de cuenta de resultados, intentando dar los primeros pasos hacia un modelo de costes completo, las sociedades han desarrollado sistemas de imputación de costes indirectos basados en criterios no científicos tales como volumen de primas, de siniestros, combinados, etc, que si bien presentan muchas carencias y limitaciones suponen avances hacia ese objetivo.

Dentro de los sistemas de información de la sociedad, se han desarrollado procedimientos de análisis e interpretación de los resultados, utilizando técnicas de ratios, índices y porcentajes relacionados entre sí, de tal forma que con una información extractada se puede establecer una primera, rápida y a la vez muy ajustada evaluación de las principales magnitudes de la sociedad, y su respectiva comparación presupuestaria.

A pesar de los logros alcanzados por el sector asegurador en el desarrollo de la Contabilidad de Gestión, en ningún caso desdeñables teniendo en cuenta el tradicional inmovilismo del sector frente a las innovaciones, y que estos avances se han conseguido generalmente en un periodo de tiempo no superior a diez años, las entidades de seguros deben profundizar en diversos aspectos insuficientemente desarrollados hasta la fecha:

A. Desarrollo de sistemas de imputación de costes indirectos de naturaleza científica.

Las entidades de seguros deben profundizar en el diseño de sistemas de imputación de costes indirectos, dado que los actuales, como se ha comentado son claramente insuficientes.

Las exigencias de cálculos más precisos de la provisión de riesgos en curso, y la aplicación de una tasa de gastos mas acorde con la realidad en la determinación del precio son motivos más que suficiente para avanzar en este empeño.

No se debe olvidar que cualquier desarrollo en esta área debe ir parejo al desarrollo de sistemas de control de la actividad básicamente administrativa, dado que éstos serán la base de aquéllos.

Este es uno de los grandes retos que tiene la Contabilidad de Gestión en las empresas de servicios de naturaleza financiera como bancos o entidades aseguradoras.

Su utilidad debe desarrollarse en el control de los gastos, tanto de personal como indirectos de naturaleza administrativa, dado que los gastos de personal de naturaleza comercial pueden controlarse por otros procedimientos, directamente relacionados con sus objetivos de ventas.

El desarrollo del coste estándar debe ser una consecuencia del cumplimiento de otros objetivos previos, algunos de ellos todavía pendientes de cumplir por muchas sociedades, como el control del trabajo administrativo y la imputación de los costes indirectos.

Lógicamente el diseño de un coste estándar lleva incorporado el desarrollo de un modelo de desviaciones adecuado a los objetivos que se pretenden controlar.

C. Distribución de algunos contratos del reaseguro cedido a centros de trabajo.

Para completar el objetivo de tener una cuenta de resultados completa por centros de trabajo se debe proceder al diseño de criterios de imputación de aquellos contratos de reaseguro cedido de naturaleza no proporcional, o lo que es lo mismo la distribución a los centros del reaseguro estructural del conjunto de la sociedad.

D. Integración de la información en un sistema completo de contabilidad de gestión.

Uno de los problemas actuales en la contabilidad de gestión es la dispersión que existe en los sistemas informativos. El rápido crecimiento de las demandas de información, para una gestión más eficaz por parte de los diversos usuarios, no ha ido acompañado de los adecuados procesos de integración de la misma dentro de un sistema global y, por lo tanto, se han originado duplicidades, diferencias de criterio en las interpretaciones según los diversos peticionarios y/o usuarios, etc. lo que genera una cierta confusión, diferencias en los informes presentados, y en conclusión desconfianza en los sistemas informativos de contabilidad de gestión en la sociedad.

Es preciso por tanto efectuar trabajos de integración de toda la información necesario para la gestión, no solo la propia de naturaleza estrictamente contable, con el objeto de sacar el máximo partido a la misma con el menor coste.

Las entidades aseguradoras, que siempre han sido inmovilistas a la hora de adaptarse a las nuevas necesidades de información y en especial las de naturaleza contable, las han ido asumiendo paulatinamente, y han empezando a plantearse el desarrollo de un sistema de Contabilidad de Gestión útil y necesarios para controlar la eficacia y eficiencia de su actividad.

Para ello ha sido necesario estructurar aquellas características propias del sector, que puedan de alguna forma influir en el desarrollo de un sistema de Contabilidad de Gestión, distanciándolo de los modelos teóricos convencionales y delimitar objetivos claros a dicho sistema en base a las oportunidades que dichos sistemas ofrecen.

En estos últimos años se han alcanzado metas importantes a la hora de desarrollar estos sistemas, como son la generalización del presupuesto como herramienta de gestión a través de control presupuestario, incorporación al mismo de la mayoría de los componentes de la cuenta de resultados de la sociedad, algunos de ellos problemáticos como el reaseguro cedido, facilitar información para el control de la siniestralidad, etc.

Estos importantes logros, deben ser completados con el desarrollo de herramientas que faciliten el salto de un control presupuestario muy amplio a una autentica Contabilidad de Gestión como la distribución de los gastos generales indirectos por procedimientos científicos o el desarrollo e incorporación de costes estándares y desviaciones.

(Nota: Trabajo publicado dentro del libro colectivo: "Nuevas Tendencias en Contabilidad de Gestión: "Implantación en la empresa española" Coordinadora: Emma Castelló Taliani. Ediciones AECA. Madrid 1993 (Agotado). Cualquier reseña o reproducción parcial de este trabajo deberá hacer referencia a esta publicación de AECA).