LA  CONTABILIDAD  DE  GESTIÓN  A  TRAVÉS  DE  LOS SISTEMAS  DE  INFORMACIÓN  EN  FORD  ESPAÑA, S.A.

Tomás Balada Ortega

            Supervisor General de Contabilidad y Control de Ford España, S.A.

1. ESTRUCTURA DE LA CONTABILIDAD DE GESTION EN FORD ESPAÑA.

            Con el fin de definir el entorno en el que nos movemos, es importante distinguir entre el uso del término "Contabilidad de Gestión" internamente en Ford y el uso del mismo en algunas publicaciones externas. En nuestra empresa, por otro lado, totalmente coincidente con los Documentos emitidos por la Comisión de Principios de Contabilidad de Gestión, de la Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas, cuando hablamos de Contabilidad de Gestión, nos referimos al conjunto de las actividades desarrolladas en las áreas de Contabilidad de Costes, Análisis de Costes y Control Presupuestario.

Resulta evidente que en una empresa como Ford, la Información obtenida a través de la Contabilidad de Gestión es totalmente imprescindible para llevar a cabo el cumplimiento de los objetivos de la empresa, así como para la Toma de Decisiones, tanto a nivel local como mundial.

Los Sistemas de Información utilizados por nuestra Contabilidad de Gestión se nutren principalmente de datos económicos y financieros, pero es conveniente resaltar que también se procesan datos extracontables y valoraciones cualitativas.

La mayor parte de la información generada por la Contabilidad de Gestión, está dirigida al seguimiento de los resultados de la gestión llevada a cabo por cada área de responsabilidad. Normalmente la Compañía fija objetivos de gestión siguiendo la planificación prevista a corto, medio y largo plazo. Periódicamente se controla el nivel de cumplimiento de dichos objetivos, tomando las acciones correctivas en caso necesario. También puede darse la circunstancia, de tener que revisar los objetivos, por haber cambiado los planes o las situaciones estratégicas que se tuvieron en consideración en el momento de su preparación, viéndonos en la necesidad de readaptar los mismos a las nuevas circunstancias estratégicas.

En los epígrafes siguientes, expondremos de forma sucinta el tipo de Organización por el que se rige el departamento de Contabilidad de Gestión, así como la Metodología aplicada en el mismo.

1. 1. Organización.

            La estructura de la Contabilidad de Gestión en Ford se basa principalmente en las áreas de Control Presupuestario ‑tanto de Costes de Producción como de Costes Generales‑, Análisis de Costes y Contabilidad de Costes.

            El área de Control Presupuestario está dividida en dos secciones: una, tiene la responsabilidad presupuestaría de los Costes de Producción, tanto Directos como Indirectos y otra, de los Costes Generales ‑Comerciales, Administrativos, etc.‑. En cada una de estas secciones existen unidades que se encargan de la preparación de los Presupuestos y del control del cumplimiento de los mismos.

            En las áreas de Análisis de Costes se trata analíticamente la información contable con el fin de que puedan efectuarse las  consolidaciones de datos, necesarias tanto a nivel europeo como mundial. Asimismo se analizan las desviaciones mostradas en los rendimientos en los distintos Centros de Responsabilidad principales y auxiliares. En Ford tenemos dos secciones de Análisis:

            La primera dedicada a los Costes de Producción, cuenta con tres unidades que concentran su atención en la evolución de la Mano de Obra, en los Costes Indirectos de Producción y en los Materiales.

            La segunda, se encarga del estudio, planificación y análisis de los Costes Generales de todas las actividades auxiliares no productivas.

            El área de Contabilidad de Costes se compone de tres secciones:

            COSTES DE PRODUCCION. Encargada principalmente de los   Costes de Producción, correspondiéndole como funciones más importantes: la fijación anual de los costes estándares; el cálculo de los mismos durante todo el proceso productivo; la asignación del coste a los productos y a los centros de responsabilidad; y el cálculo y contabilización de las desviaciones.

            INVENTARIOS Y MATERIALES NO PRODUCTIVOS. Se encarga de la valoración y contabilización de Inventarios, Productos Terminados y Coste de la Producción vendida. Asimismo, tiene asignado el control de los movimientos y valoración de inventarios de materiales no productivos y órdenes de retrabajos. Este departamento también lleva a cabo la contabilización de los inventarios y costes del área de repuestos y recambios, así como de los costes por reclamaciones de garantías.

            REPORTING Y PRESUPUESTOS. Tiene como funciones principales, la elaboración de todo el reporting referente a Costes e  Inventarios y la preparación de los presupuestos y previsiones de las cuentas de Ajustes de Fabricación. Además, se ocupa del mantenimiento y puesta al día de los procedimientos de Control Interno del departamento así como de los sistemas informáticos utilizados en el mismo.

            1. 2. Objetivos y Metodología.

            Los objetivos del área de Contabilidad de Gestión en Ford España, teniendo en consideración las diferentes áreas operativas, pueden definirse de la siguiente forma:

      - Contabilidad de Costes:

Identificación de los Costes de Producción.

Relación de dichos costes con los Ingresos.

Valoración correcta de Inventarios.

      - Análisis de Costes:

Análisis de Costes Directos e Indirectos de Producción, cuantitativa y cualitativamente.

Análisis de Costes Generales: administrativos, comerciales, financieros, etc.

Fijación de la tasa de reparto de los Costes Indirectos de Producción.

Análisis de desviaciones.

      - Control Presupuestario:

Preparación de los Presupuestos .

Asignación por áreas de responsabilidad.

Medición, control y seguimiento de los resultados.

            Con el fin de cumplir con estos objetivos, Ford viene utilizando desde hace ya cierto tiempo, un sistema de "Coste Completo Industrial" para todo su proceso productivo, incorporando al coste de la producción terminada otros costes relacionados con la producción y que no han sido incorporados al estándar, obteniendo así el margen industrial. Posteriormente con la deducción de los costes de la actividad de ventas, distribución y marketing, obtenemos el margen comercial, para llegar finalmente al margen neto tras deducir los Costes administrativos.

            La Contabilidad de Gestión de Ford se basa en un sistema de Costes Estándares, tanto para el cálculo de los costes de producción, como para llevar a cabo el control presupuestario. Estos estándares se fijan para cada pieza que entra en el proceso productivo y para cada unidad fabricada en cualquier proceso. Los Costes Estándares se mantienen inamovibles durante todo el año.

            A medida que se van conociendo los valores reales de los procesos, se calculan las desviaciones entre los costes estándares y los actuales. Estas desviaciones son analizadas mensualmente con el fin de tomar las acciones correctivas pertinentes. Así pues, la información obtenida por la Contabilidad de Costes es también necesaria para el seguimiento y control de los presupuestos.

            Toda la Información obtenida a través de la Contabilidad de Gestión, debe reunir una serie de características para que pueda ser utilizada e interpretada correctamente por usuarios de distintas áreas y con distintas necesidades. Hay que pensar que esta información, aparte de ser usada en Contabilidad General, también tiene que resultar válida para departamentos tan dispares como: Producción, Ingeniería, Compras, Ventas, Planificación de Materiales, Transportes y, sobre todo, para la Gerencia de la Compañía.

2. ELEMENTOS CLAVE DE LA CONTABILIDAD DE GESTIÓN EN FORD ESPAÑA, S.A.

            2. 1. Sistema de Control Presupuestario.

            El Control Presupuestario es un instrumento totalmente necesario para conocer las desviaciones que se van produciendo durante el ciclo económico y poder tomar las acciones correctivas para conseguir que se cumplan los objetivos de la empresa.

            Anualmente se confeccionan los presupuestos para todo el ejercicio económico. Estos presupuestos abarcan todos los Costes de Producción, tanto directos como indirectos y todos los Costes Generales de la Compañía.

            Los presupuestos para el proceso productivo se basan en los Costes Estándares y en las cuentas de "Ajustes de los Costes de Producción". Mensualmente se analizan las desviaciones y en caso necesario se investigan con el fin de comprobar los factores que han producido dichas desviaciones. Los estándares se mantienen inamovibles durante todo el ejercicio, pero en caso necesario se revisan los presupuestos de las cuentas de Ajustes de costes de producción.

            Por ejemplo: imaginemos que por necesidades de mercado se decide trabajar dos sábados en el mes de Mayo. La forma de operar sería la de presupuestar esta mayor producción para el mes de Mayo. Lógicamente, de llevarse a cabo estos dos días adicionales de producción, contablemente nos encontraríamos con unas desviaciones en el uso, tanto de Mano de Obra como de Materiales, pero dichas desviaciones estarían ya presupuestadas y por lo tanto sería innecesario analizarlas. Todas las correcciones que se hacen a lo largo del año siempre se efectúan sobre Cuentas de Ajustes de los Costes de Producción. Estos ajustes también han sido presupuestados para todo el ejercicio, pero con un tipo de presupuesto abierto, para ser modificado con cualquier contingencia que se presente a lo largo del año.

            Los presupuestos para Gastos Generales son totalmente cerrados y su estricto control se mantiene con el fin de que el gasto no se dispare y exceda de lo realmente presupuestado. Cualquier desviación con respecto a los presupuestos de gastos, debe ser analizada y justificada.

            La información que facilita la Contabilidad de Gestión sobre el cumplimiento de los Presupuestos, o en su caso, el análisis de las desviaciones a los mismos, es de gran utilidad para la correcta gestión de la empresa.

            En Ford se asignan los presupuestos a cada área de responsabilidad y a cada actividad, siguiendo los objetivos y planes de actuación marcados por la compañía, para cada ejercicio económico.

            2. 2. Sistema de Control y Cálculo de Costes.

            Como hemos explicado anteriormente, los costes de producción se calculan utilizando un sistema de costes estándares. Esto viene motivado porque, aun a pesar de que seguimos analizando la posibilidad de utilizar otros métodos, los Costes Estándares nos siguen proporcionando las siguientes ventajas:

            - Representan objetivos medibles y alcanzables y, por lo tanto, suministran la base sobre la que se soporta el análisis de las desviaciones contabilizadas.

            - Son la base para la preparación de los presupuestos, estudios financieros y política de precios.

            - Permiten eficiencias administrativas en la valoración de transacciones que afectan a las entradas y salidas de inventario.

            Durante el proceso productivo los materiales van acumulando el valor de la M.O. y de los C.I.P. previamente asignados al proceso, obteniendo un nuevo producto cuyo coste estándar será el valor del material usado, más la mano de obra, más la tasa de costes indirectos de producción que le corresponda. En Ford los costes indirectos de producción son asignados  en función de una tasa que es proporcional a la mano de obra.

            Actualmente, debido a las integraciones contables continentales efectuadas durante los últimos años, en Valencia tenemos la responsabilidad de la contabilidad de costes de todas las plantas continentales. Sólo con el fin de que puedan tener una idea de la magnitud y complejidad de los sistemas contables y de cálculo de costes que utilizamos, les relaciono a continuación el número de Plantas, de piezas y de componentes que intervienen en los procesos productivos continentales:

            La Contabilidad de Costes de estas 28 plantas está centralizada en Almussafes. En estos momentos, estamos coordinando la implantación contable de la nueva fábrica de automóviles que construimos conjuntamente con WOLKSKWAGEN en Palmela, al sur de Lisboa. La Contabilidad de Costes de esta nueva factoría también se procesará en Almussafes.

            La primera tarea para efectuar el cálculo de los Costes Estándares consiste en crear un precio estándar para cada una de estas piezas o componentes. El 90% de las mismas se compran a proveedores externos, siendo el 10% restante de fabricación propia. En el caso de piezas compradas al exterior, el coste estándar de las misma viene determinado por el precio acordado en los pedidos de compras[1]. Sin embargo, el coste estándar de las piezas de fabricación propia, se compone del coste de la materia prima, más el coste de la mano de obra y de los costes indirectos de producción asignados al proceso de fabricación.

            La fijación de los costes estándares va adquiriendo complejidad a medida que se van realizando los procesos productivos, debido principalmente al efecto "en cascada" que unos costes estándares van produciendo sobre los procesos posteriores.

            Para poder comprender este efecto cascada, que se produce en la preparación de los distintos costes estándares, sólo hay que situarse en una planta de fabricación de vehículos y observar los distintos procesos productivos. Explicándolo de una forma muy simple: podemos decir que normalmente las piezas que componen un automóvil fluctúan entre 7.000 u 8.000, pero es fácil comprender que no se ensamblan todas en el mismo instante, sino que con varias piezas se fabrica un subconjunto, con varios subconjuntos se elabora un conjunto y con varios conjuntos podemos montar un automóvil.

            Como consecuencia de la producción en cadena, el coste estándar de cada pieza que entra a formar parte de la fabricación de un sub‑conjunto, es básico para el cálculo del coste estándar del mismo. Lógicamente, el coste estándar de los sub‑conjuntos que integran un conjunto, constituye a su vez la base del coste estándar del nuevo conjunto. Estas operaciones ya de por sí complejas, debido a la dependencia entre los diversos procesos, se complican aún más por el efecto de las prestaciones interplanta, ya que hay piezas o componentes, elaborados en Almussafes que se envían a las plantas de Colonia o Saarlouis, como de igual forma, también en nuestra planta se reciben piezas de otras plantas continentales, con el fin de cumplir con nuestros programas de producción. En Ford, el coste estándar de salida de una planta, determina el precio estándar de entrada en otra planta.

            Por tanto, el efecto en cadena junto con los envíos interplantas, y considerando que estamos manejando 80.000 piezas diferentes, puede dar una idea de la complejidad de los cálculos anuales de los costes estándares de producción.

            Actualmente en el continente se fabrican seis modelos de vehículos diferentes y cada uno, a su vez, tiene como media seis versiones distintas. Además, existe una amplia gama de opciones adicionales, lo que nos lleva a considerar alrededor de unos 500 productos diferentes, en cuanto a su acabado final y presentación al mercado.

            Si pensamos que los costes estándares de los vehículos son la base para la fijación de los precios de venta de los mismos, podemos comprender las distorsiones que se pueden producir de no contar con los sistemas y procedimientos adecuados para el cálculo de los costes estándares.

            La producción continental de Ford en 1991 ha sido de 1.300.000 unidades, y la contabilización de todos los costes de producción y de los movimientos de inventarios se efectúa, como ya hemos mencionado anteriormente desde las oficinas centrales de Almussafes.

            2. 3. Sistemas de Control y Valoración de Inventarios.

            En Ford utilizamos un sistema de "Inventario Permanente" para controlar y valorar nuestros inventarios durante todo el proceso productivo. La valoración se lleva a cabo aplicando los precios estándares prefijados. En cada fase de producción se descargan los inventarios correspondientes a las piezas consumidas y se carga el inventario del nuevo semi-producto o producto en curso, realizándose esta operación en cada fase, hasta que se finaliza el proceso de producción con la obtención del producto final.

            Evidentemente, nos vemos obligados a mantener una clasificación muy amplia de distintos tipos de inventarios, no obstante, la clasificación básica se reduce a cinco tipos:

            - Almacenes de entrada.

            - Materiales en consignación.

            - Materiales en proceso de fabricación.

            - Subproductos.

            - Productos terminados.

            El control de nuestros inventarios, se lleva a cabo a través de un sistema informático que acumula todas las transacciones diarias de entrada y de salida en cada fase del proceso de producción. De modo que el efecto en cascada al que se ha aludido anteriormente para realizar los cálculos del coste estándar, vuelven a producirse con los inventarios, puesto que el avance en cada una de las fases de producción da lugar a la obtención de un nuevo componente, sub-conjunto, conjunto, opción o producto terminado, de ahí, que las relaciones de los inventarios en la fases intermedias de producción resulte, aún, más complejo de obtener.

            Con el fin de cumplir con las Normas de Control Interno de la Compañía y asegurar la fiabilidad de nuestros sistemas informáticos y la veracidad de las cifras contabilizadas, utilizamos un sistema de recuentos cíclicos, efectuando comprobaciones físicas basadas en muestreos estadísticos.

            Todas las piezas y materiales que se reciben en nuestras factorías deben tener establecido un precio estándar, en caso contrario, aparecen detalladas en unas listas de errores, esperando que se le asigne un precio estándar para que pueda llevarse a cabo correctamente su contabilización. Dentro de este precio estándar se imputa también todos los gastos ocasionados para situar los materiales en la factoría.

            Asimismo, las piezas y materiales adquiridas o fabricadas para los procesos productivos, tienen un código de identificación que se compone de varios dígitos, a través del mismo se conoce el país de origen de los materiales, el nombre del suministrador, la clase de inventario al que corresponden, etc.. Todo este tipo de información es imprescindible para otras áreas de la compañía, especialmente para el área de análisis de inventarios.

            La información que proporciona la Contabilidad de gestión acerca de los volúmenes de existencias, y los días de producción que los mismos presuponen, es esencial para las áreas de control, puesto que uno de nuestros principales objetivos es, llegar a reducir los inventarios al mínimo posible, es decir, con tendencia a cero, llegando en algunos casos, previo acuerdo con nuestros proveedores, a la eliminación de los inventarios de entrada.

            El análisis de las desviaciones en los inventarios, es un proceso continuo que obliga a cada área de responsabilidad a cumplir con las cantidades presupuestadas. La eficacia en el control, y en el mantenimiento de los inventarios en condiciones óptimas, constituye uno de los elementos más importantes para poder llevar a cabo una buena gestión en cualquier empresa.

            2. 4. Sistemas de Control y Análisis de las Desviaciones.

            Con el sistema de costes estándares utilizado se fijan los mismos para todo el ejercicio económico. Como consecuencia de esto, nos vemos obligados a utilizar sistemas informáticos muy sofisticados, que permitan obtener el cálculo prácticamente automático de todas la desviaciones que se producen durante los distintos procesos productivos.

            De forma generalizada, podemos decir que todas las desviaciones se registran en el momento en que se producen. Algún tipo de desviación puede conocerse, contabilizarse y analizarse de una forma inmediata, pero hay otras que no se determinan hasta la conclusión del proceso productivo, o incluso hasta que no se lleva a cabo la venta del producto. Las normas que se siguen para determinar el momento en el que se efectúa el cálculo, la contabilización y el análisis de las desviaciones más significativas, las podemos observar sintéticamente en el cuadro siguientes:

            Como es lógico, todas las desviaciones significativas son analizadas e investigadas, con el fin de corregir las causas que han motivado su aparición. Ahora bien, el hecho de mantener los estándares fijos durante todo el año, puede provocar desviaciones controlables que se van presupuestando y contabilizando en las correspondientes cuentas de "Ajustes de Costes de Fabricación".

3. PRINCIPALES SISTEMAS INFORMÁTICOS DE LA CONTABILIDAD DE GESTIÓN EN FORD ESPAÑA S.A.

            La estructura informática de la Contabilidad de Gestión se apoya en la información generada por seis macro-sistemas, que forman la espina dorsal de los procesos contables.

            Transmitiendo y recibiendo información directa de estos seis sistemas, existen otros que aún a pesar de no pertenecer a este departamento, la información obtenida en sus procesos, es imprescindible para poder llevar a cabo los procesos diarios de la Contabilidad de Gestión. Para completar la estructura informática, en el departamento de contabilidad disponemos de otros sistemas de apoyo, así como también de subsistemas auxiliares de menor importancia.

            Los seis sistemas básicos, que recogen y procesan la información relacionada con las distintas operaciones que se efectúan durante los procesos de producción, son:

- Sistema de Información de Materiales. Se alimenta de otros sistemas: Compras, Recepción de materiales, Producción, Pre-Producción, Ingeniería industrial, Envíos, Coste Estándar, etc.. Nos facilita información sobre todos los inventarios de producción[2].

- Sistema de Información de Productos Terminados. Recibe datos de otros sistemas y facilita la información sobre la situación de los inventarios de productos terminados y del Coste de la Producción Vendida.

- Sistema para el Cálculo y Mantenimiento del Coste Estándar y de las Desviaciones.

- Sistema de Información de Materiales No Productivos. El cual suministra información sobre inventarios y costes de materiales no productivos.

- Sistema de Control Presupuestario.

- Sistema de análisis de Costes y Desviaciones.

            A continuación, se explica brevemente la forma en la que se efectúan las anotaciones contables, a través de la información obtenida por los sistemas mencionados, por los sistemas de apoyo y por el propio sistema contable de la Compañía.

            3. 1. Contabilización y Control de la Mano de Obra.

            Los elementos principales utilizados por la Compañía para contabilizar y controlar el coste de la Mano de Obra, son los siguientes:

            Archivo Maestro con todos los datos y condiciones laborales del personal contratado. En él se almacena información sobre salarios, ubicación de los empleados, turnos de trabajo, pluses, vacaciones, etc..

            Sistema de Control de Tiempos. Diariamente recoge a través de terminales de  ordenador, la información individualizada de los tiempos de trabajo, condiciones, ubicación, cesiones, etc..

            Sistema de Autorización y Control de Mano de Obra. Este sistema es básico para el control del presupuesto y para el cálculo de las desviaciones diarias en Mano de Obra. Se alimenta con toda la información sobre la Mano de Obra presupuestada y con el consumo diario de la misma.

            Sistema de Nóminas. Su proceso es mensual y recibe la información del archivo maestro de Recursos Humanos y del sistema de control de tiempos. además de generar la información necesaria para pagar a los empleados y para contabilizar las retenciones de IRPF, Seguridad Social, etc., efectúa la distribución del coste de la Mano de Obra por centros de responsabilidad y por cuentas.

            Finalmente, el Sistema de Contabilidad. En su proceso primario, carga las cuentas del Mayor de la Contabilidad General, y en su proceso secundario, ejecuta la asignación del Coste de la Mano de Obra real y calcula las desviaciones.

            En el proceso secundario, todos los Costes de Mano de Obra se van distribuyendo entre los Centros de Responsabilidad Principales y los Centros Auxiliares. Posteriormente se reparten entre los distintos Centros de Coste afectados.

            En las áreas de Control y Análisis se dispone diariamente de información sobre el coste real de la Mano de Obra y se toman las medidas necesarias para que se cumplan los objetivos de coste prefijados en la planificación de la producción.

            Entre todos los informes diarios, generados por la Contabilidad de Gestión, sobre el consumo de Mano de Obra, tal vez el más apreciado sea el referente al Absentismo, ya que resulta muy importante tomar medidas puntuales para que el proceso productivo no se vea afectado. La Compañía puede soportar unos determinados niveles de absentismo. Cuando éste excede los límites preestablecidos, es necesario efectuar cesiones de personal entre centros de coste, o recurrir a contrataciones externas de tipo temporal.

            3. 2. Contabilización y Control de los Costes Indirectos de Producción.

            Tal como hemos explicado anteriormente, los Costes Indirectos de Producción, se reparten con una tasa proporcional a la Mano de Obra, por este motivo, es fácil comprender que el proceso contable de dichos costes sigue la misma metodología que el proceso de la Mano de Obra.

            Debido a las innovaciones tecnológicas de los últimos años, la Mano de Obra va perdiendo peso específico en la composición del coste total de los productos, por el contrario, precisamente como consecuencia de los avances tecnológicos -automatizaciones y mecanizaciones-, los Costes Indirectos de Producción van aumentando su grado de participación en el coste total.

            Por estos hechos, nos estamos planteando la conveniencia de cambiar nuestro sistema de reparto de los Costes Indirectos de Producción, ya que creemos que la forma actual de  asignación distorsiona la realidad de los procesos productivos.

            3. 3. Contabilización y Control de los Materiales.

            La metodología contable aplicada a los materiales, productos en curso de fabricación y productos terminados, es totalmente igual a la de la Mano de Obra, aunque lógicamente, la información se recibe de otros sistemas informáticos. En este caso el proceso contable se apoya en los siguientes sistemas:

- Archivo Maestro de compras, con todos los datos de las piezas programadas para el proceso de producción.

- Sistema de Recepción de Materiales. Recoge todas las entradas y salidas de materiales.

- Sistema de Autorización y Control de Materiales. Recoge la información necesaria para llevar a cabo el control presupuestario y el cálculo de desviaciones.

- Sistema de Información de Materiales. Se alimenta con la información de los sistemas anteriores y valora todos los materiales recibidos. Proporciona la información sobre el movimiento y valor de los inventarios durante todo el proceso de producción, desde la entrada de los materiales hasta la obtención de los productos terminados.

(Nota: Trabajo publicado dentro del libro colectivo: "Nuevas Tendencias en Contabilidad de Gestión: "Implantación en la empresa española" Coordinadora: Emma Castelló Taliani. Ediciones AECA. Madrid 1993 (Agotado). Cualquier reseña o reproducción parcial de este trabajo deberá hacer referencia a esta publicación de AECA).