IMPORTANCIA
Y TRATAMIENTO
DE LOS
COSTES INDIRECTOS
EN
LAS EMPRESAS
ESPAÑOLAS
Herenia
Gutiérrez Ponce
(Diario
Cinco Días: 17 de Junio de 1995)
El punto mas débil de nuestra contabilidad de gestión.
Los sistemas contables de costes utilizados
por las empresas españolas ¿suministran la información que necesitan las
empresas de hoy?, ¿son válidos?, ¿qué deficiencias tienen?, ¿son capaces de
adaptarse al cambiante entorno económico?. El problema fundamental es que en
la gran mayoría de las empresas una vez establecido el sistema de contabilidad
de costes surge una fuerte resistencia a introducir cambios en el mismo. Los
procedimientos de cálculo arraigan de tal manera que la rutina se convierte
en algo intocable.
Conocemos muy poco sobre cómo se diseñan e implantan los sistemas de
costes en nuestras empresas, existiendo un gran hermetismo al respecto. Sin
embargo, del conocimiento de los sistemas de costes se derivarán los cambios más
significativos que han de abordar nuestras empresas, atacando sus puntos débiles
y adaptándolos a las necesidades de los distintos usuarios de la información.
No nos cansaremos de advertir que los sistemas contables de costes son una
importante herramienta para la gestión de las empresas y una ayuda fundamental
en las tareas de organización y de dirección.
El problema está en la imputación de los costes indirectos.
El director general de una empresa hacía el siguiente comentario:
"Nunca me he podido fiar de los costes de producción calculados por el
departamento de contabilidad. El problema está en el cálculo de los gastos
generales imputables a los productos ya que se siguen distribuyendo en función
de la mano de obra incorporada a cada unidad de producto". En muchas
empresas los costes indirectos llegan a superar en dos o tres veces a los costes
directos.
Conscientes de este problema, en la Comisión de contabilidad de gestión
de A.E.C.A, elaboramos el Documento nº 7 sobre "Los costes indirectos de
producción: Localización, Imputación y Control". En el mismo se pone de
manifiesto que los costes indirectos de producción están aumentado
considerablemente en aquellas empresas en las que los procesos de producción
experimentan una fuerte automatización y mecanización. Este hecho hace que la
identificación, la asignación y el control de estos costes sea una cuestión
prioritaria y fundamental en las empresas más competitivas.
Cuáles son las claves de reparto y de imputación que se utilizan en la
mayoría de las empresas? Es importante que insistamos en que las claves que se
vienen utilizando para la imputación de los indirectos (la mano de obra
directa,las horas de utilización de las máquinas, el coste de las ventas,
etc.) no son adecuadas en aquellas empresas con procesos de producción modernos
y altamente tecnificados. Y no son adecuadas ya que en las empresas actuales los
costes derivados de la investigación, los costes de diseño, los de la
comercialización, los costes de calidad, etc. han experimentado un fuerte
crecimiento. Además de ser una parte muy significativa del coste de los
productos, los indirectos de producción presentan las siguientes características:
- No son proporcionales al volumen
de producción ni al volumen de ventas
- Su peso específico sobre el
volumen global de costes de las empresas es cada vez mayor
- Muchos de estos costes proceden
de intangibles que son los activos más nobles que poseen las empresas.
Toda la problemática de la imputación de los indirectos se agudiza
cuando los modelos de agregación de costes se fundamentan en la filosofía de
organización tradicional induciendo sistemáticamente a sesgos como:
- Sobrevaloración del coste de la
producción de grandes volúmenes de productos
- Infravaloración de los productos
de volúmenes bajos
- Desconocimiento de la naturaleza
fundamental de los costes generales indirectos.
Los cambios que han de introducirse en los sistemas de costes han de
partir de una premisa fundamental: que los costes indirectos son inducidos o
generados por la diversidad y complejidad de las operaciones que tienen lugar en
las empresas. Se trata, por tanto, de estudiar las relaciones de causalidad
entre las actividades y los costes, objetivo éste fundamental del
Activity-Based-Costing (A.B.C). Además se necesita que las empresas cambien su
filosofía del coste. Deben empezar por dar distinto tratamiento a sus costes en
función de los objetivos que pretendan conseguir. Es necesario entender que no se debe hablar de un único
sistema de costes, ya que puede no ser suficiente para cubrir objetivos tan
dispares como el de la valoración de inventarios, el de la emisión de informes
de gestión,el del cálculo del coste del producto, o el del control de las
operaciones, etc. En consecuencia,
son las empresas las que deberán decidir qué les exigen a sus sistemas de
costes para poder diseñarlos.
Desde el punto de vista práctico, todo el planteamiento anterior es muy
difícil que opere si las empresas ignoran la existencia de estructuras
organizativas tradicionales y obsoletas. Variables
no financieras, como la motivación de los empleados o la animación interna de
la plantilla, la fidelidad de los clientes, la calidad, etc. son determinantes
para su futuro. Por tanto, el
replanteamiento de la imputación de los costes indirectos a través de modelos
como el Activity-Based-Costing no debería hacerse sin introducir cambios
profundos de rediseño, modernización y flexibilización en las estructuras
organizativas de las empresas.
Creo importante señalar que no se trata tanto de buscar nuevos procedimientos
técnicos o nuevas teorías científicas en los sistemas de costes actuales,
como de abordar los problemas mediante formas nuevas. Como señalaron ya en 1987 R. Howell y S. Soucy en la revista
Management Accounting no se trata de que los profesionales de la Contabilidad
luchemos con los grandes problemas de imputación de los costes indirectos, sino
de plantear la cuestión en su forma más simple: ¿Qué productos son los
causantes de cada tipo de costes?. Si
somos capaces de dar respuesta a la pregunta anterior conseguiremos un grandísimo
avance en el diseño de nodelos de costes y de gestión.
El tratamiento de los costes indirectos requiere que se explique su
procedencia y su distribución, no sólo cabe relacionar los indirectos con el
output sino que debe analizarse si los outputs son la causa de los indirectos;
es decir las actividades estructurales las que son las que se deben analizar.
¿Cual es el perfil de las empresas españolas respecto al control de los
costes indirectos?
Desde una aproximación a la realidad concreta española hemos conocido
que el 23% de las empresas españolas considera sus costes indirectos como
gastos generales de producción y los imputa globalmente al resultado de la
explotación. Por otra parte, el
25% de nuestras empresas reparte sus costes indirectos estableciendo alguna
base de reparto arbitraria.
|
REPARTO DE LOS COSTES INDIRECTOS -
No se reparten los costes indirectos
23% -
Se establece una base arbitraria
25% -
Se asignan a los departamentos y luego a los productos
52%
|
En este sentido, nos hemos encontrado con dos grupos de empresas:
A)
El primero, (un 75%) que reparte sus costes indirectos, de las cuales el
(52%) reparte sus costes indirectos entre los departamentos y después los
imputa a los productos utilizando la mano de obra como clave de reparto; y el
otro (25%) que emplea claves arbitrarias.
B)
El segundo grupo de empresas el (25%) no reparten sus costes indirectos y
por tanto los imputan a los resultados.
¿Qué características definen las empresas que
reparten los costes indirectos?
- Son empresas del sector
industrial tanto medianas como grandes
- Están organizadas en centros de
costes y centros de ingresos
- Sus objetivos principales son:
fabricar productos de alta calidad a un coste competitivo y con unos beneficios
razonables y ser empresas líderes en el sector.
- Son empresas en las que la
participación en la fijación de objetivos es escasa ya que es tarea reservada
a la alta dirección.
- Consideran que la contabilidad de
costes ha de servir de guía a la dirección en la toma de decisiones. La
consideran, por tanto, un instrumento de gestión más que una herramienta para
el cálculo de los costes.
- Para controlar los costes
utilizan los siguientes procedimientos: evaluación de la eficiencia de los
departamentos, estudios de métodos y tiempos, división de funciones entre los
departamentos, valoración de las transacciones internas.
- Sus sistemas de costes están
fundamentados en los costes estándares y en los informes de gestión.
- En estas empresas los costes estándares
se utilizan para: planificar la producción, fijar y comprobar los precios de
venta y comparar la producción prevista con la capacidad de la maquinaria.
Algunas de estas características corroboran las ideas expuestas más
arriba. En general nos encontramos
con sistemas de costes obsoletos, en los que las variables no financieras no
tienen cabida y en los que se observan grandes deficiencias en el tratamiento de
los costes indirectos de producción. En las empresas intensivas en capital no
se puede utilizar la mano de obra como clave de reparto de los costes. Tenemos
la impresión de que los sistemas contables se diseñan desde los despachos. Hay
que pasearse las fábricas, desmenuzar el funcionamiento de los procesos de
producción, conocer como se refleja la información en los diferentes
informes de producción, de circulación de materiales, unidades de obra,
coeficientes de costes elaborados por el ingeniero industrial, catálogo de
productos, etc.
¿Cuáles son las características de las empresas que no reparten sus
costes
indirectos?
- Son empresas que pertenecen al
sector de servicios.
- Están organizadas en centros de
gastos y en centros de beneficios.
- Su objetivo empresarial más
importante es la maximización del beneficio.
- La participación en la fijación
de objetivos es escasa y se traduce en un descontento de los trabajadores.
- En estas empresas la contabilidad
analítica tiene como finalidad el cálculo de los costes y el suministro de
información para elaborar el presupuesto.
- El control de costes lo suelen
hacer mediantes estudios estadísticos, informes sobre controles de calidad y
la auditoría interna.
- La herramienta contable más
utilizada es el presupuesto, que es utilizado para planificar todo la actividad
de las empresas . Los costes estándares se suelen utilizar para determinar la
rentabilidad de productos especiales.
- El presupuesto se considera uno
de los mejores canales de comunicación y coordinación. Pero se suele producir un cierto aislamiento de los
responsables de los distintos departamentos, al centrarse en su presupuesto
sin importarles los demás.
La conclusión final a la que podemos llegar es que las empresas que
desarrollan actividades más innovadoras dan un tratamiento distinto a sus
costes indirectos. Comparando las características de ambos grupos observamos
que no son los procedimientos contables la característica más importante que
diferencia a unas empresas de otras, sino que son los diferentes objetivos de
sus sistemas de costes.